Tarkoituksena on, että emoyhtiön maksamat yhteiset kulut kirjataan hallinnon kustannuspaikalle ja ne vyörytetään sovituin periaattein kaikille kustannus-paikoille (esim. neliö- tai tilavuuspohjaisesti). Vyörytys voidaan hoitaa kirjanpidossa, mutta kaikki kirjanpito-ohjelmat eivät tue automaattista vyörytystä. Kannattaa myös huomata, että vyörytys kirjanpidossa tekee pääkirjoista lukukelvottomia (esim. jos 2,45€ yksittäinen vienti jaetaan neliö-pohjaisesti sadan kohteen kesken). Tällaisissa tilanteissa voidaan myös käyttää osakirjanpito-järjestelmää, joka tekee lukujen vyöryttämisen automaattisesti (esim. Pandian ratkaisut).

Hyvä yleissääntö: Kun tasausryhmien summat lasketaan yhteen vapaarahoitteisten kustannus-paikkojen summien kanssa, tilikohtaisten summien pitäisi vastata koko yhteisön vuokraustoimintaan kuuluvien tuottojen ja kulujen summaa. Tällöin voidaan varmistua siitä, että kaikki vuokraus-toimintaan kuuluvat tuotot ja kulut tulevat raportille.

Vuokran jakaminen kolmeen (tai kahteen) osaan

ARA:n jälkilaskelmamallissa vuokratuotto tulisi jakaa kolmeen osaan: hoitovuokra, pääomavuokra ja varautumiseen kerätyt vuokratuotot. Optimaalisin tilanne jälkilaskelman kannalta olisi, jos kohteen vuokrat kerättäisiin asukkailta jo valmiiksi kolmessa eri osassa, mutta käytännössä tilanne on harvoin tämä.

Vuokratuottojen osittaminen onnistuu myös lasken-nallisesti, jolloin vuokrien keruu voidaan hoitaa entisellä tavalla, mutta vuokrat jaetaan laskennallisesti kahteen tai kolmeen vuokraan. Jako voidaan tehdä joko suoraan kirjanpitojärjestelmässä tai osakirjanpitojärjestelmässä. Kirjanpito-ohjelmissa ei välttämättä ole tukea automaattisten jakojen toteutukselle, joten kannattaa harkita laskennan toteuttamista erillisessä järjestelmässä, josta historian saa lukittua ja jakoperusteet saadaan ladattua tarkastusta varten ulos (ks. Lähde 1).

Helpottaaksemme asiakkaidemme työtaakkaa jälkilaskelman tietojen kokoamiseen, laajennamme Pandian talousraportointia tukemaan näitä vaatimuksia. Jos erillisen järjestelmän käyttäminen ei ole mahdollista, ARA:n minimivaatimus on, että kirjanpitoon kirjataan kaksi eri vuokraa: hoito- ja pääomavuokra yhdellä tilillä ja varautumiseen kerätyt vuokratuotot omalla kirjanpidon tilillä.

Jos nykyinen käytäntö on kirjata vuokrat 100% käyttöasteen mukaan ja kirjata taloudellinen tyhjäkäyttö kirjanpidossa omalle tililleen, tällöin tyhjäkäyttö voidaan vähentää varautumisen osuudesta. Ideaalitilanteessa varautuminen tulisi kerätä yhdelle kirjanpidon tilille, jonka saldo kertoo varautumiseen kerättyjen varojen määrän ja varautumisesta käytetyt summat, mutta tämä ei välttämättä ole nykyisten käytäntöjen puitteessa mahdollista. Varautumiseen käytettyjä varoja voidaan seurata myös erillisellä osakirjanpidolla, mutta tällöin varautumiseen kerätyt vuokratuotot tulisi jakaa kirjanpitoon vähintään kuukausikohtaisesti, eli vaikka jyvitys tehtäisiin tilikauden päätteeksi, niin jako tulee tehdä kuukausitasolla.

Kun vuokra ositetaan kirjanpidossa tai osakirjanpidossa, voidaan vuokratuotot kohdistaa lain mukaisesti rahoitukseen ja varautumiseen. Jälkilaskelmassa tulee siis huomioida, miten vuokratuotot ovat jakautuneet ja miten varoja on käytetty. Tällöin täytetään lain vaatimat kohdat 1-5. 13 c § (30.12.2015/1713). Ks. Lähde 2.

Oppaan tiedot on kerätty muun muassa ARA:n verkkosivuilta ja yksityiskohtia on lisäksi tarkennettu suoraan ARA:n edustajien kanssa.

Jos haluat koko oppaan käyttöösi whitepaper-muodossa (pdf), niin pyydäthän sitä meiltä sähköpostitse (contact (at) pandia.fi) tai soita meille (010 504 1400), niin lähetämme sen sinulle.

Autamme mielellämme muutenkin raportoinnin toteuttamisessa. Pandian ohjelmistojen ja asiantuntijoiden avulla raportointi voidaan helposti jopa automatisoida kokonaan!