Lainojen hallinta, budjetointi ja raportointi Y-Säätiössä

Mappeja ei tarvitse enää kaivella

Y-Säätiön ja Pandian yhteistyö alkoi noin kolme vuotta sitten. Vuosien varrella yhteistyö on laajentunut lainojen hallinnasta myös budjetointiin ja raportointiin. Tällä hetkellä Y-Säätiöllä on käytössään Pandia Lainat (ent. Finance) sekä Pandia Budjetointi (ent. Budgeting) -ohjelmistotyökalut.

Y-Säätiö tarjoaa vuokra-asuntoja sellaisille ihmisille, joiden on vaikea löytää asuntoja. Yleishyödyllinen konserni tarjoaa vuokra-asuntoja kaikkineen 53 kaupungissa ja kunnassa. Yhteensä konsernilla on yli 16 700 vuokra-asuntoa. Uusia vuokra-asuntoja hankitaan joko ostamalla yksittäisiä asuntoja tai rakennuttamalla kokonaisia vuokrataloja. ”Meidät on perustettu vuonna 1985 vähentämään ja poistamaan asunnottomuutta”, kertoo Y-Säätiö-konsernin talousjohtaja Kari Komu.

Pandian ja Y-Säätiön välinen yhteistyö alkoi Y-Säätiön uusiessa kiinteistötietojärjestelmäänsä. Samassa yhteydessä luovuttiin aiemmasta lainojen ja vakuuksien hallintajärjestelmästä, jonka tilalle otettiin Pandian Lainat-järjestelmä.

”Meillä on tällä hetkellä noin 500 lainaa. Valtaosa lainoistamme on Arava- tai korkotukilainoja. Lainat-työkalu oli meille hyvä siksi, että näiden lainojen lyhennysmallit olivat järjestelmässä valmiiksi sisäänrakennettuna”, Komu avaa.

”Kaikki lainoihin liittyvä tieto löytyy yhdestä paikasta sähköisessä muodossa. Se helpottaa lainojen hallintaa. Mappeja ei tarvitse kaivella. Voimme myös mallintaa esimerkiksi tulevien vuosien rahavirtoja”, Komu lisää.

Olemme kokeneet heidän tuotteensa ja palvelunsa hyväksi

Financen käyttöönotto sujui Komun mukaan hyvin. Hänen mielestään Y-Säätiö pääsi käyttöönoton suhteen helpolla Pandian tehdessä suurimman osan työstä. Pandian konsulteilta löytyi syvällistä ymmärrystä alasta, ja sovitussa aikataulussa pysyttiin.

”Rahoitustuote oli se ensimmäinen kokonaisuus, millä lähdimme liikkeelle. Sen jälkeen on yhteistyötä Pandian kanssa laajennettu, koska olemme kokeneet heidän palvelunsa ja tuotteensa hyväksi”, Komu kiteyttää.

Budjetointi-ohjelmistotyökalu otettiin käyttöön Lainojen jälkeen. Käyttöönotto oli helppo, koska kaikkien kiinteistöjen tiedot olivat jo valmiiksi järjestelmässä.

”Teemme kiinteistöjen budjetit tällä järjestelmällä. Sen avulla myös konsernivyörytykset on helppo tehdä. Käyttö on jouhevaa, sillä budjetointeihin ajetaan toteumat suoraan kirjanpidosta. Lisäksi käytämme apuna rullaavaa budjetointia”, Komu kertoo.

Analyysikeskus mahdollistaa kiinteistöjen keskinäisen vertailun

Y-Säätiön kiinteistöjohtaja Juha Niskanen käyttää budjetointijärjestelmää työssään päivittäin. Hänen mielestään järjestelmä on hyvin helppokäyttöinen sekä selkeä. Erityistä kiitosta saa raportointiin liittyvä analyysikeskus. Erilaiset tarkastelu- ja tarkastusmahdollisuudet helpottavat kokonaisuuden hahmottamista. Analyysikeskuksessa pääsee helposti käsiksi kiinteistöjen tietoihin.

”Näin ison konsernin näkökulmasta on mahdollista tarkastella koko kiinteistösalkkua tai yksittäistä kohdetta. Kulueriä voi tarkastella aina yksittäisen laskun tasolle saakka. Järjestelmä myös varoittaa, jos jokin kulu alkaa näyttää arvioitua suuremmalta tai pienemmältä”, Niskanen kuvailee.

”Analyysikeskus reittaa kiinteistöt niin sanottuihin hyviin ja huonoihin. Pystymme havaitsemaan poikkeamat helposti ja niihin on helppo puuttua. Kiinteistöjen keskinäinen vertailu onnistuu ja näemme, mikä on hyvää ja mikä huonoa tietyssä kiinteistössä”, Komu kertoo.

”Yksittäisen isännöitsijän näkökulmasta analyysikeskus on erittäin kätevä. Isännöitsijä pystyy katsomaan isännöimiään kohteita ja voi tietojen perusteella miettiä, millaisilla toimenpiteillä kustannuksiin voitaisiin vaikuttaa, Niskanen lisää”.

Reaaliaikaista ja luotettavaa dataa

Budjetointiin liittyvässä raportoinnissa Y-Säätiölle on tärkeintä datan luotettavuus, reaaliaikaisuus sekä selkeys. Sekä Niskanen että Komu ovat olleet tyytyväisiä järjestelmästä saataviin raportteihin ja dataan. Tällä hetkellä raportointia ollaan laajentamassa myös BI-raportoinnin puolelle.

”Pandian kanssa järjestelmien käyttöönotossa on aina painotettu ja panostettu datan laatuun”, Komu sanoo.

”Saatavat raportit ja data ovat erittäin luotettavia. Suurin osa tiedoista tulee jostain muusta järjestelmästä, kirjanpidosta tai kiinteistöjärjestelmästä. Jos jossakin on jokin virhe ollut, niin se virhe on kantautunut alkuperäisestä järjestelmästä, eikä Pandian järjestelmästä”, Niskanen summaa.

Pandia on ollut meille hyvä ja asiantunteva kumppani

Yhteistyö Pandian kanssa on helpottanut huomattavasti muun muassa rahoituksen suunnittelua, kun tarvittavat raportit saadaan yhdestä ohjelmasta. Excelin käyttö on vähentynyt huomattavasti. Koko konserni on ollut tyytyväinen Pandian toimintatapaan sekä siihen, kuinka Pandia asiakastaan kuuntelee.

”Yhteistyö on sujunut hyvin. Pandian reagointiaika meidän toiveisiimme ja kehitystarpeisiimme on ollut hyvä”, Niskanen sanoo.

”Pandia on ollut meille hyvä ja asiantunteva kumppani. He arvostavat asiakasta ja toimivat sen mukaan, mikä on asiakkaalle parasta. Yhteistyömme on ollut kitkatonta. Voin suositella Pandiaa ja heidän järjestelmiään muillekin kiinteistöalalla oleville yrityksille”, Komu kiittelee.