Kiinteistöala digitalisoituu kovaa vauhtia, ja modernit ERP-järjestelmät / kiinteistöhallintajärjestelmät ovat keskiössä, kun toimialaa viedään eteenpäin. Mutta miten varmistetaan, että järjestelmän hanke ei päädy vuosia kestävään räätälöintikierteeseen tai järjestelmä täyttyy käyttökelvottomasta datasta?

Teollisuus on käynyt läpi samat haasteet jo vuosikymmeniä sitten. Teollisuuden yritykset ovat kohdanneet ERP-projekteissaan isot sudenkuopat – mutta myös löytäneet parhaat ratkaisut. Olemme keskustelleet useiden pitkänlinjan asiantuntijoiden kanssa heidän kokemuksista, opeista ja myös virheistä. Näistä opitusta voi nyt hyötyä myös kiinteistöalalla.

Tässä artikkelissa pureudumme kolmeen keskeiseen oppiin, jotka jokaisen kiinteistöhallintahankkeen vetäjän kannattaa sisäistää. Opit liittyvät datan hallintaan, räätälöinnin välttämiseen ja parhaiden käytäntöjen hyödyntämiseen – ja ne auttavat varmistamaan, että järjestelmä toimii tehokkaasti myös vuosien päästä.

Kerromme myöskin, miten Kenno on rakennettu tukemaan näitä oppeja ja miksi se on kiinteistöalan kehityksen edelläkävijä.

Sukelletaan siis syvemmälle – mitä kiinteistöala voi oppia teollisuudelta?

1. Datan rämettyminen – ERP-järjestelmän näkymätön vihollinen

Toiminnanohjausjärjestelmä on yhtä hyvä kuin sen sisältämä data. Jos data on virheellistä, vanhentunutta tai täynnä päällekkäisyyksiä, järjestelmästä ei saada täyttä hyötyä irti. Tämä on opittu kantapään kautta teollisuudessa, jossa ERP:in käyttöönotot ovat usein kariutuneet juuri huonoon datan hallintaan.

Mitä teollisuus on oppinut?

Monet teollisuuden yritykset ovat vuosikymmenten aikana keränneet valtavia määriä dataa eri järjestelmiinsä. Ongelmana on ollut, että vanhentuneet ja epäluotettavat tiedot jäävät pyörimään järjestelmään, jolloin päätöksenteko perustuu epätarkkaan informaatioon. Tämä on johtanut raskaisiin manuaalisiin tarkistuksiin, virheisiin ja jopa epäonnistuneisiin ERP-hankkeisiin.

Teollisuudessa on kuitenkin opittu, että datan hallinta ei ole kertaluontoinen projekti, vaan jatkuva prosessi. Käyttöönoton yhteydessä on panostettava laadukkaaseen datan siivoukseen, mutta vielä tärkeämpää on rakentaa järjestelmät siten, että ne tukevat jatkuvaa datan eheyttä ja käyttökelpoisuutta.

Miten tämä näkyy kiinteistöalalla?

Kiinteistöalalla datan haasteet ovat pitkälti samat. ERP-järjestelmissä saattaa olla:

• Päällekkäisiä kiinteistötunnuksia, jolloin sama kohde löytyy järjestelmästä usealla eri nimellä.
• Vanhoja vuokrasopimuksia, joita ei ole poistettu, vaikka ne eivät ole enää voimassa.
• Epätäydellisiä asiakastietoja, jotka vaikeuttavat asukashallintaa ja asiakaspalvelua.

Kun järjestelmässä liikkuu huonolaatuista dataa, se hidastaa päätöksentekoa, aiheuttaa virheitä ja tekee liiketoiminnasta tehottomampaa.

Miten vältät sudenkuopat?

• Datan siivous ennen käyttöönottoa – ERP-hankkeen alkuvaiheessa on tehtävä perusteellinen analyysi nykyisestä datasta. Mitkä tiedot ovat olennaisia? Mitkä voidaan karsia?
• Rakenteelliset validoinnit ja automaattiset tarkistukset – järjestelmä ei saa päästää sisään virheellistä dataa. Esimerkiksi kiinteistötunnusten ja asiakastietojen on oltava standardoituja.
• Vain tarpeellinen data – järjestelmään ei pidä syöttää tietoa, jota ei oikeasti tarvita. Liiallinen data tekee raportoinnista ja hallinnasta vaikeampaa.

Miten Kenno ratkaisee tämän ongelman?

• Kennossa on sisäänrakennettuja datan validointityökaluja, jotka estävät virheellisen datan pääsyn järjestelmään.
• Datan massatyökalut varmistavat, että järjestelmään siirtyy vain oikean muotoista tietoa.
• Kennon tietomalli on optimoitu niin, että järjestelmään tallennetaan vain liiketoiminnan kannalta oleellinen data – ei ylimääräistä, joka heikentää järjestelmän käytettävyyttä.

Lopputulos? Kiinteistöalan yritykset voivat luottaa siihen, että heidän ERP-järjestelmänsä toimii luotettavan ja ajantasaisen tiedon pohjalta.

2. Räätälöinnin houkutus – miksi valmis ratkaisu voittaa asiakaskohtaiset muokkaukset?

ERP-hankkeissa yksi suurimmista sudenkuopista on asiakaskohtainen räätälöinti. Se kuulostaa hyvältä ajatukselta: järjestelmä mukautetaan täsmälleen yrityksen toimintamalleihin, ja kaikki saadaan juuri niin kuin halutaan. Mutta teollisuudessa on jo pitkään tiedetty, että tämä tie johtaa korkeisiin ylläpitokuluihin, hitaaseen kehitykseen ja skaalautumattomuuteen.

Mitä teollisuus on oppinut?

Vuosikymmenten ajan teollisuusyritykset räätälöivät toiminnanohjausjärjestelmiään asiakaskohtaisesti – ja maksoivat siitä kovan hinnan. Räätälöidyt järjestelmät:

• Tulevat kalliiksi ylläpitää, koska ne vaativat jatkuvia päivityksiä ja kehitystä.
• Hidastavat toimintaa, kun jokainen muutos täytyy rakentaa yksilöllisesti.
• Lukitsevat yrityksen yhteen toimittajaan, koska räätälöity koodi on usein vain yhden toimijan hallussa.

Tämän vuoksi teollisuudessa on siirrytty standardoituihin, modulaarisiin ERP-ratkaisuihin, jotka mukautuvat liiketoimintaan ilman raskasta räätälöintiä.

Miten tämä näkyy kiinteistöalalla?

Kiinteistöalalla asiakaskohtainen räätälöinti on ollut pitkään normi. Jokainen yritys on halunnut omannäköisensä järjestelmän, joka vastaa täsmälleen sen omia toimintamalleja. Tämä on kuitenkin johtanut siihen, että:

• Järjestelmien ylläpito on hidasta ja kallista – pienetkin muutokset vaativat räätälöintiä.
• Yritykset jäävät kiinni vanhoihin toimintamalleihin, koska järjestelmät eivät tue moderneja prosesseja.
• Integraatiot vaikeutuvat, kun jokainen järjestelmä on erilainen.

Räätälöinnistä seuraa myös klassinen ongelma: miksi kehittää uutta, jos joku muu on jo ratkaissut saman ongelman? Parhaat käytännöt eivät pääse leviämään, kun jokainen yritys rakentaa oman versionsa.

Miten vältät sudenkuopat?

•  Kysy viisi kertaa miksi – Onko räätälöinti oikeasti tarpeen, vai voisiko valmis ratkaisu olla parempi?
•  Vältä järjestelmää, joka vaatii jatkuvaa koodaamista – modulaarisuus ja konfiguroitavuus ovat avain joustavuuteen ilman raskasta räätälöintiä.
•  Valitse ratkaisu, joka kehittyy ajan mukana – järjestelmän pitää mukautua liiketoiminnan tarpeisiin, mutta ilman, että jokainen muutos vaatii asiakaskohtaista koodaamista.

Miten Kenno ratkaisee tämän ongelman?

• Kennon arkkitehtuuri perustuu modulaarisuuteen, mikä tarkoittaa, että järjestelmä mukautuu ilman raskasta räätälöintiä.
• Pandia kehittää Kennoa kiinteistöalan parhaiden käytäntöjen mukaisesti, joten asiakkaat hyötyvät jatkuvasti päivittyvästä ratkaisusta.
• Järjestelmässä on valmiita konfiguroitavia vaihtoehtoja, jotka mahdollistavat mukauttamisen ilman koodauksen tarvetta.

Lopputulos? Asiakkaat saavat ketterän, skaalautuvan ja helppokäyttöisen ERP-järjestelmän, joka kehittyy ilman ylimääräisiä kustannuksia.

3. Parhaat käytännöt – miksi ERP-hankinta on samalla liiketoiminnan kehityshanke?

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto ei ole pelkkä tekninen projekti – se on liiketoiminnan kehityshanke. Tämä on yksi tärkeimmistä opeista, jonka teollisuus on omaksunut vuosikymmenten aikana. Hyvä ERP ei vain tue nykyisiä toimintamalleja, vaan se mahdollistaa parempien prosessien käyttöönoton ja liiketoiminnan kehittämisen.

Mitä teollisuus on oppinut?

Teollisuuden hankkeissa on huomattu, että yritykset, jotka ottavat järjestelmänsä käyttöön vanhoja toimintamalleja toistaen, eivät koskaan saavuta järjestelmän täyttä potentiaalia. Sen sijaan ne yritykset, jotka hyödyntävät ERP-hanketta prosessien virtaviivaistamiseen ja parhaiden käytäntöjen omaksumiseen, saavuttavat merkittäviä kilpailuetuja.

Keskeiset opit teollisuudesta:

• Hankkeen tulee pakottaa yritys tarkastelemaan kriittisesti omia prosessejaan.
• Parhaat järjestelmät tarjoavat valmiiksi optimoituja toimintamalleja, joiden avulla yritykset voivat välttää vanhentuneet ja tehottomat käytännöt.
• Järjestelmän käyttöönoton yhteydessä on tärkeää panostaa muutosjohtamiseen, jotta organisaatio omaksuu uudet toimintatavat.

Miten tämä näkyy kiinteistöalalla?

Kiinteistöalalla toiminnanohjausjärjestelmät ovat pitkään tukeneet organisaatioiden vanhoja toimintamalleja ilman, että niitä on kyseenalaistettu. Tämä on johtanut:

• Manuaalisiin ja hitaisiin prosesseihin, joita ei ole optimoitu.
• Henkilöriippuvaiseen työskentelyyn, jossa kriittinen tieto ei ole kaikkien saatavilla.
• Tehottomuuteen, kun yritykset eivät ole hyödyntäneet moderneja toimintamalleja.

Kun yritys ottaa käyttöön uuden ERP-järjestelmän, sen tulisi kysyä itseltään:

• Olemmeko valmiita tarkastelemaan omia prosessejamme kriittisesti?
• Voisimmeko toimia tehokkaammin, jos omaksuisimme alan parhaat käytännöt?
• Onko ERP-hanke meille pelkkä tekninen siirtymä vai tilaisuus kehittää liiketoimintaa?

Miten vältät sudenkuopat?

• Älä siirrä vanhoja toimintamalleja sellaisenaan uuteen järjestelmään – käytä ERP-hanketta prosessien kehittämiseen.
• Hyödynnä alan parhaita käytäntöjä – älä pakota järjestelmää mukautumaan tehottomiin prosesseihin.
• Johda muutosta aktiivisesti – uusi ERP vaikuttaa organisaation tapaan työskennellä, joten muutosjohtamiseen on panostettava.

Miten Kenno tukee liiketoiminnan kehitystä?

• Kennon kehitys perustuu kiinteistöalan parhaisiin käytäntöihin, ei vanhentuneisiin toimintamalleihin.
• Järjestelmä ohjaa käyttäjiä kohti tehokkaita ja yhtenäisiä prosesseja, jolloin manuaalinen työ vähenee ja tiedonkulku paranee.
• Kenno on suunniteltu tukemaan jatkuvaa kehitystä, jotta yritykset voivat hyödyntää uusia innovaatioita ilman raskaita räätälöintejä.

Lopputulos? Kiinteistöalan yritykset voivat tehdä ERP-hankkeestaan aidon kehitysprojektin, joka tuo liiketoiminnalle lisäarvoa vuosiksi eteenpäin.

Yhteenveto: Opit käyttöön kiinteistöalan hankkeessa

Toiminnanohjausjärjestelmähanke tai kiinteistöhallintajärjestelmähanke ei ole vain uuden järjestelmän käyttöönotto – se on mahdollisuus tehdä asioita paremmin. Kiinteistöalan kannattaa ottaa mallia teollisuudesta ja hyödyntää oppeja, jotka ovat syntyneet vuosikymmenten kokemuksen kautta.

Pidä data puhtaana ja hallittuna – ERP-järjestelmän arvo riippuu siitä, kuinka laadukasta dataa sinne syötetään. Huolehdi, että data on eheää, ajantasaista ja oikein validoitua.

Vältä räätälöinnin sudenkuopat – ERP ei saa olla kallis ja raskas räätälöintiprojekti. Valitse ratkaisu, joka perustuu toimialan parhaisiin käytäntöihin ja kehittyy ajan mukana ilman ylimääräisiä kustannuksia.

Käytä ERP-hankintaa liiketoiminnan kehittämiseen – tämä on hetki tarkastella omia prosesseja ja päivittää ne vastaamaan tehokkaampia, modernimpia toimintatapoja.

Kennon kehityksessä nämä opit on huomioitu alusta asti – siksi se on kiinteistöalan edelläkävijä ERP-ratkaisuissa.

Mitä seuraavaksi?

Kiinteistöhallintajärjestelmän valinta on yksi tärkeimmistä päätöksistä, jonka organisaatio voi tehdä. Jos haluat varmistaa, että yrityksesi saa käyttöönsä skaalautuvan, helppokäyttöisen ja tulevaisuuteen valmiin järjestelmän, kannattaa tutustua Kennoon tarkemmin.

👉 Lue lisää Kennosta täällä tai ota meihin yhteyttä, niin käydään läpi, miten voimme auttaa juuri teidän organisaatiotanne!