Projektinhallinnalla ja uusilla ominaisuuksilla tukea budjetointiin
Budjetointikausi on käynnissä. Tässä kohtaa on hyvä hetki miettiä myös kehityskohteita – miten voitaisiin tehdä vielä parempia budjetteja tai helpottaa prosessia ensi vuonna?
Jälleen on se aika vuodesta, kun budjettien kasaaminen on asiakkaillamme kovimmassa vauhdissa. Samaan aikaan – tai oikeastaan koko kuluneen vuoden ajan – on Pandian taloustiimin kehityskin keskittynyt paljolti budjetointiin ja suunnitteluun liittyvien ominaisuuksien kehittämiseen. Avaan tässä blogissa hieman tarkemmin, minkä parissa olemme viime aikoina painineet.
Uudishankkeiden ja peruskorjausten suunnittelu ja seuranta
Olemme aina pitäneet tärkeänä, että investointien (sis. korjausten ja pts-hankkeiden) suunnittelu huomioi yhtä lailla sekä isot että pienet hankkeet. Ilman suurempia hankkeita jää kokonaisuudesta iso pala puuttumaan, mutta toisaalta keskityttäessä vain näihin unohtuu helposti, että pienistä puroista kasvaa pitkässä juoksussa iso joki.
Pandia Investmentin näkökulmasta investoinnit onkin perinteisesti ”tasapäistetty” siten, että suunnitteluun voidaan ottaa kaiken kokoiset hankkeet mukaan. Malli on lähtenyt enemmän pienempien korjausten ja pts:n suunnittelusta ihan jo siksikin, ettei tietojen ylläpidosta tulisi kenellekään liian työlästä.
Suurempien hankkeiden suunnittelu lähtee kuitenkin aivan toisesta lähtökohdasta ja olennaiseksi nousee kokonaisbudjetin suunnittelun ja seurannan sijaan vaihe- ja toimittajakohtaiset tiedot, maksuerätaulukot jne. Tietoteknisessä mielessä haasteeksi nousee nopeasti järjestelmän käytettävyys, koska liian monimutkainen suunnittelu karkottaa käyttäjät. Myös integraatioiden kanssa on oltava tarkkana, sillä esimerkiksi toteumatietojen kohdistaminen kokonaisurakan sijaan vaiheille, litteroille ja lisätöille edellyttää tarkkuutta.
Tänä vuonna Pandia Investment -järjestelmään on tullut iso muutos julkaistuamme kokonaan uuden projektihallintamoduulin uudishankkeiden ja peruskorjausten suunnitteluun esimerkiksi ARA:n hankinta-arvoerittelyn mukainen projektimallia hyödyntäen. Uuden moduulin avulla mikä tahansa hanke tai korjaus voidaan Pandiassa yhdellä klikillä muuttaa ”projektiksi”, jolloin avautuu entistä järeämpi ja tarkempi projektisuunnittelun näkymä. Olemme näkymällä pyrkineet ratkomaan yllä mainittuja haasteita kuitenkaan kajoamatta järjestelmän perusperiaatteeseen, eli siihen, että hankkeen kuin hankkeen tulisi olla helposti perustettavissa ja ylläpidettävissä.
Uutta moduulia voit käyttää esimerkiksi seuraavasti:
- Voit osittaa projektin vaiheiksi ja aliurakoiksi toimittajittain
- Voit seurata hankkeen toteumaa ja aikataulua kunkin vaiheen osalta erikseen ja aina valmistumisen jälkeisiin lisätöihin asti (toteumaseuranta päivittyy automaattisesti laskuintegraation kautta, huomioiden litterat ja tiliöinnit)
- Hankkeella voi olla kymmeniä toimittajia ja voit syöttää kullekin omat maksuerätaulukkonsa
- Työkalun vakio-ominaisuuksiin kuuluu ARA:n hankinta-arvoerittelyn mukainen projektimalli ja lisäksi voit käyttää omia projektirakenteita
- Kuten muidenkin hankkeiden, päivittyvät myös isompien hankkeiden osalta urakkatiedot verottajalle automaattisesti pellin alla
Uusi budjetoinnin käyttöliittymä Pandia Budgeting -järjestelmässä
Kuten hyvin tiedämme, voi kiinteistöyrityksen vuosibudjetointi olla melkoinen himmeli: Kohdekohtaiset budjetit, kuukausijyvitykset, hallintokulujen vyörytykset, pohja-arvot, loppuvuoden ennusteet jne. Erityisen raskaaksi malli muodostuu tyypillisesti, jos käytössä on tilitasoinen budjetointi, jolloin yksittäisiä rivejä voi olla satoja. Tällöin jo pelkästään näkymien rullaaminen edestakaisin tuottorivien ja alimpien kulurivien välillä voi muodostua työlääksi.
Tällaisia päänsärkyjä helpottamaan olemme kesän aikana kehittäneet kokonaan uuden budjetointinäkymän. Tavoitteena on ensisijaisesti ollut parantaa käytettävyyttä uudenlaisella visuaalisuudella ja responsiivisuudella. Insinöörejä kun olemme, onnistuimme silti lisäksi sisällyttämään mukaan myös entistä enemmän toiminnallisuutta, esimerkiksi budjettien pohja-arvot voidaan nyt valita huomattavasti aiempaa joustavammin.
Uusi budjetointinäkymä tuo muun muassa seuraavia hyötyjä:
- Entistä parempi responsiivisuus erilaisille näytöille ja koko tilan hyödyntäminen tehokkaasti
- Rivien ja budjetin eri osien piilottaminen helposti näkyvistä, jolloin on helpompi keskittyä olennaiseen
- Yksittäisen rivin tai summarivin (esim. kokonaistuotot) kiinnittäminen yläpalkkiin ylös-alas rullaamisen välttämiseksi
- Entistä monipuolisemmat ja vapaammat vertailuarvot käytettävissä budjetoinnin ja ennustamisen pohjana
- Tallennettavien ja vahvistettavien budjettirivien valinta, arvojen nollaaminen ja muutosten peruuttaminen entistä helpompaa
Uudet ominaisuudet käyttöön seuraavaa budjetointikautta ajatellen?
Otathan meihin yhteyttä, niin demoamme uusien ominaisuuksien toimintaa mielellämme käytännössä. Pandia toivottaa työn iloa budjetoinnin loppukiriin!