Yhdessä suunnittelu on onnistumisen avain – Pandian resepti osa 3

Tämä blogi on jatkoa blogisarjalle Pandian reseptistä, jonka tarkoituksena on maksimoida onnistumisen todennäköisyydet toiminnanohjaushankkeessa. Suosittelen lukemaan ensin blogini reseptin ensimmäisestä kahdesta periaatteesta, jotka ovat ”Yksi Kenno, joka taipuu moneen” sekä ”Kennoa ei oteta käyttöön, vaan siihen liitytään”. Seuraavassa jatkan samalla teemalla esitellessäni kolmannen periaatteen: Yhdessä tekeminen on avain onnistumiseen.

Asioiden tekeminen yhteistyössä asiakkaan ja toimittajan kesken ei välttämättä kuulosta äkkiseltään kaikkein mullistavimmalta ajatukselta. Väitän, että todellinen luottamuksesta, avoimuudesta ja yhteisen hyvän tavoittelusta lähtevä yhteistyö on kuitenkin harvinaista. Ensimmäisessä lauseessa jo termit ”asiakas” ja ”toimittaja” viittavat yhteistyön sijaan sen esteeseen, eli vastakkainasetteluun.

Yhteistyössä osapuolten on luontevaa kutsua toisiaan kumppaneiksi. Koen, että Pandian toiminta on pitkään perustunut erilaisiin kumppanuuksiin, mutta Kennon kehittämisessä olemme onnistuneet viemään tämän uudelle tasolle. Tämä näkyy esimerkiksi siinä, että Kennon kehittämisessä kumppaneita on useita, jotka kaikki voivat kokea olevansa kumppaneita toisilleen Pandian roolin ollessa lähinnä fasilitaattori. Asetelma on valtavan arvokas kaikille osapuolille verrattuna perinteisempään ”asiakas-toimittaja”-akselin yhteistyöhön. Saamme aikaan parempaa, enemmän ja edullisemmin ja tästä hyötyy koko toimiala.

Kumppaniajattelun myötä on syntynyt tuote ja palvelu, jotka poikkeavat monella tavalla totutusta – yhdessä suunnittelun tie on ainoa tie kohti onnistumiseen myös tulevaisuudessa.

Valtaosa Kennon kehittämisen työajasta kuluu monenlaiseen yhdessä suunnitteluun (karkeasti noin puolet kaikesta ajasta). Lopputuloksena on syntynyt ohjelmistotuote ja palvelukonsepti, joka poikkeaa monella tavalla totutusta. Siirryttäessä pikkuhiljaa kehitystyöstä kohti Kennoon liittymisiä koemme, että ainoa tapa onnistua on jatkaa tällä yhdessä suunnittelun tiellä. Kennon hankintoja ajatellen tarkoitan tällä ennen itse hankintaprosessia tapahtuvaa vuoropuhelua ja suunnittelua, jota ilman on vaikea nähdä hankintojen menevän onnistuneesti maaliin – tai edes johtavan tarjouksen saamiseen Pandialta.

Vuoropuhelun avulla hevoskärryjen kilpailutukset historiaan?

Klassikkovertaus lienee ”hevoskärryt vs auto” aikojen takaa. Lähtiessäni ostamaan ”uusia hevoskärryjä” tulen helposti ostaneeksi ”paremmat hevoskärryt”, vaikka voisin hankkia myös auton. Tällä hetkellä etenkin julkiset hankintamenettelyt tuntuvat hyvin vahvasti ”hevoskärrykilpailutuksilta”. Tällaisen muuttaminen ”kulkupelikilpailutukseksi” ei ole aivan yksinkertainen juttu ja ainoa tapa onnistua on vuoropuhelun ja yhdessä suunnittelun kautta.

”Hevoskärrykilpailutusta” kuvaa nähdäkseni kaksi ominaispiirrettä, joita pohdin alla tarkemmin.

Ensimmäinen niistä liittyy haluttuun tavoitetilaan ja vaatimusten kuvaamiseen. Kun lähdetään hakemaan ”parannusta nykyiseen” lukittaudutaan helposti nimenomaan nykytilaan, jolloin tavoitetila ja vaatimukset tulevat määritellyksi liiallisesti nykytilan kautta. On helppo ajautua ansaan ja kuvata haluttu tekninen ratkaisu liian pitkälle sen sijaan, että kuvattaisiin itse ongelma tai prosessi, johon etsitään avoimin mielin ratkaisua tai tukea. Hevoskärrytkin on vain yksi ratkaisu liikkumisen ongelmaan. Mitä jos ruokakauppaan menemisen sijaan ostokset tuotaisiinkin sinulle kotiovelle? Tarvitsisitko tuolloin hevoskärryjä ollenkaan? Kannattaako siis kilpailuttaa kulkupeliä laisinkaan, vaan ennemminkin liikkumiseen liittyvän ongelman ratkaisua, joka voi olla myös liikkumisen tarpeen poistaminen?

Tarvitsetko todella ruokakauppaan menemiseksi aiempaa paremmat hevoskärryt? Entä jos joku tuokin ostokset suoraan kotiovellesi?

”Yksi Kenno, joka taipuu moneen”-periaatteen myötä on siis yhdessä suunniteltava, miten Kenno konkreettisesti kunkin käyttäjän tarpeisiin taipuu, eli mitkä olisivat konkreettiset käyttötapaukset kullakin käyttäjäorganisaatiolla. Tämän suunnittelun myötä opitaan yhdessä paljon ja pystytään ottamaan käyttöön ja mahdollisesti luomaan uusia alan parhaita käytäntöjä.

Toinen hevoskärrykilpailutuksen ominaispiirre on nähdäkseni syvä vastakkainasettelun lähtökohta. Ennen tarkempaa syventymistä aiheeseen on todettava, että meillä Pandialla ei ole tästä paljoakaan ensikäden kokemusta, vaan näkemys perustuu siihen, mitä näemme ja tulkitsemme oman kuplamme ulkopuolella tapahtuvan. Meidän osaltamme hankinnat ovat aina alkaneet ja loppuneet hyvässä, ellei kumppanuuden, niin ainakin yhteistyön merkeissä.

Minulle Pandian kuplan ulkopuolinen maailma näyttää siltä, että toiminnanohjausjärjestelmien hankinnat ja käyttöönottoprojektit, etenkin julkiset kilpailutukset, lähtevät tyypillisesti hyvin syvällisestä vastakkainasettelun ajatuksesta. Voisiko olla niin, että asiakkaiden negatiiviset kokemukset aiemmissa projekteissa johtavat lisäkontrollin hakemiseen seuraavassa? Tämä näkyy tarkkoina teknisinä vaatimuksina ja hirttosilmukalta muistuttavina sopimuspapereina. Toimittajien osalta puolestaan uskon, että me osaamme kyllä olla hyvin luovia miettiessämme miten minkäkin vaatimuksen täyttyminen voidaan tarvittaessa paperilla perustella riippumatta siitä täyttääkö tarjottava ratkaisu asiakkaan tosiasialliset tarpeet. Asiakkaat siis kuvaavat kilpailutusmateriaaleissaan hevoskärryt viimeisintäkin laudan paksuutta ja ruuvin tyyppiä myöten samalla muistuttaen, että julkiset hirttäjäiset odottavat jos talttapääruuvien sijaan kärryistä löytyykin ristipäitä. Samaan aikaan toimittajat miettivät kuumeisesti, miten saataisiin ristipääruuvi näyttämään paperilla talttapäältä siinä lopulta jotenkin onnistuen. Ulkopuoliselle tarkastelijalle näyttää siltä, että alalle on syntynyt tällaisista lähtökohdista oravanpyörä, jonka myötä asiakas ja toimittaja lähtevät lopulta projekteihin kumpikin syvältä omista poteroistaan. En tiedä onko tosiasiallisesti näin, vain onko kyse jonkinlaisesta kulissista. Mutta jos näin on, voivat autokauppiaat jatkossakin lähinnä katsoa vierestä ja syödä popcornia.

Ovatko hevoskärrykilpailutukset huolellisen harkinnan ja esityön tulosta, vai onko toimialamme ajautunut itseään vahvistavaan vastakkainasettelun oravanpyörään?

Toinen vaihtoehto on, että kilpailutukset ovatkin huolellisen harkinnan ja esityön tuloksia. Asiakkaat ovatkin tehneet etukäteen kattavat analyysit ja sen pohjalta rajanneet kilpailutusten yksityiskohtien avulla ei-toivotut osallistujat pois. Asiakkaat siis todella haluavat hevoskärryt ja nimenomaisesti eivät autoa tai muita villityksiä. Tällöin hankinnoissa korostuu markkinatutkimus, vuoropuhelu ja analyysi varsinaisen julkisen hankintamenettelyn toimiessa enemmänkin käytännön työkaluna halutun lopputuloksen saavuttamiseksi. Terveessä markkinataloudessa näin mielestäni kuuluukin olla ja huolelliset esityöt parantavathankinnassa onnistumisen mahdollisuuksia, tehtiin virallinen osuus sitten millä tahansa menetelmällä. Asiakas on tällöin selkeästi vastuussa hankintapäätöksestään ja Toimittajien vastuulle jää omien ratkaisujensa ylivertaisuuden markkinointi. Julkinen hankintalaki ja yhdenvertaisuusperiaatteet toki monimutkaistavat palettia, mutta mielestäni vain hieman. Kattavan markkinavuoropuhelun sisällyttäminen hankinnan julkiseen(kin) osuuteen on mielestäni keskeistä yhdenvertaisuusperiaatteen täyttymiselle. Erityisen tärkää on osapuolten avoin mieli tähän hankinnan vaiheeseen lähdettäessä. Jos auton olemassaolo tuleekin vuoropuhelussa yllätyksenä on tärkeää olla valmius myös pakittaa vaikka se tarkoittaisi koko hankinnan aloittamista alusta.

Kuten edeltävässä ja aiemmissa blogeissani olen tuonut esiin, Kennossa moni asia tehdään siis toisin kuin alalla kenties on totuttu. Kehitämme yhtä Kennoa, joka kuitenkin taipuu moneen. Käyttöönottoprojektit ovatkin liittymisprojekteja. Ja hankinnassa korostuvatkin vastakkainasettelun ja excel-taulukoiden sijaan avoin yhdessä tekeminen. Uskomme vahvasti, että näillä periaatteilla maksimoidaan onnistumisen todennäköisyys, jolloin vastakkainasetteluja ”epäonnistumisen vaikutusten minimoinnista” lähtevä ajattelu voidaan unohtaa.

Konkreettisesti: Jos Kennoon liittyminen kiinnostaa, soita meille niin jutellaan!