Tämä tietosuojaseloste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja kansallisen lainsäädännön mukainen dokumentti, jossa kuvataan Pandia Oy:n henkilötietojen käsittelyn periaatteet ja toimintatavat. Huomioimme kaikessa toiminnassamme tietosuojalainsäädännön asettamat vaatimukset. Edellytämme vähintään vastaavaa tietosuojan tasoa myös kaikilta alihankkijoiltamme ja yhteistyökumppaneiltamme. Ohjeistamme ja koulutamme henkilöstöämme säännöllisesti tietosuojaa ja tietoturvaa koskevissa asioissa ja velvoitamme työntekijöitämme toimimaan ohjeistusten mukaisesti.

Selosteessa kuvatut rekisterit

• Työnhakijarekisteri
• Sidosryhmärekisteri
• Markkinointirekisteri

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjänä toimii Pandia Oy, y-tunnus 3125395-9, Ilmalantori 1 00240 Helsinki

Yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Tietosuojaa koskevat kysymykset ja pyynnöt voit lähettää osoitteeseen privacy@pandia.fi.

Henkilötietojen käyttötarkoitukset

Henkilötietoja kerätään ja käsitellään ainoastaan seuraaviin käyttötarkoituksiin:

Työnhakijoiden henkilötietoja käsitellään rekrytointiprosessin läpiviemiseksi, hakijan ja Pandian väliseen yhteydenpitoon sekä mahdollisen perehdytyksen ja työsuhteen aloituksen tukemiseen. (Työnhakijarekisteri)

Sidosryhmien (asiakkaat, yhteistyökumppanit ja alihankkijat) henkilötietoja käsitellään ainoastaan siinä laajuudessa kuin on välttämätöntä sopimus- ja yhteistyövelvoitteiden hoitamiseksi ja osapuolten oikeuksien turvaamiseksi. Henkilötietoja saatetaan käyttää myös osana oman toimintamme ja loppukäyttäjien käyttökokemuksen kehittämistä. (Sidosryhmärekisteri)

Lisäksi Pandia kerää henkilötietoja myynti- ja markkinointitarkoituksia varten. Tietoja käytetään Pandian palveluiden ja tapahtumien markkinointiin ja sidosryhmäviestintään sekä käyttökokemuksen kehittämiseen (Markkinointirekisteri).

Käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän, rekisterinpitäjän asiakkaiden sekä käyttäjien oikeutettu etu. Kerättävät tiedot ovat välttämättömiä mm. käyttäjien tunnistamiseksi, asiakkaiden tietojen suojaamiseksi sekä tietoturvasta huolehtimiseksi.

Henkilötietojen käsittelyperusteet

Rekrytoinnin osalta henkilötietojen käsittelyn perusteena on ensisijaisesti henkilön suostumus hakemuksensa käsittelemiseksi ja rekrytointiprosessin toteuttamiseksi. Rekisteröityjen tulee huomioida, että he ovat velvollisia hankkimaan tarvittavat suostumukset mahdollisten suosittelijoiden henkilötietojen tallentamiseksi ja käsittelemiseksi.

Sidosryhmien henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen ylläpitoa ja sopimusvelvoitteiden täyttämistä varten. Sidosryhmärekisterin henkilötietojen käsittelymme perustuu Pandian oikeutettuun etuun tai sopimukseen. Kaikkien sidosryhmien kanssa Pandialla on voimassa olevat ja ajantasaiset henkilötietojen käsittelysopimukset. Markkinointirekisterin henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on joko oikeutettu etu tai suostumus.

Rekistereiden tietosisältö

Työnantajarekisteri:

• Etu- ja sukunimi
• Yhteystiedot (Sähköposti, Puhelinnumero, Postiosoite ja kotipaikkakunta)
• Nykyinen työnantaja
• Koulutus- ja työhistoria
• Taidot ja ammatillinen osaaminen
• LinkedIn, Github ja Twitter profiilin julkiset tiedot
• CV:n tai portfolion kautta jakamasi tiedot ja muut antamasi tiedot ja liitteet
• Arvio hakijan soveltuvuudesta avoinna olevaan tehtävään
• Hakijan kanssa käyty viestintä ja haastattelutilanteessa kerätyt tiedot
• Mahdollisten suosittelijoiden antamat tiedot
• Tieto rekrytoinnin etenemisestä, lopputuloksesta ja mahdollisen rekrytointiin sisältyvän tehtävän toteutus
• Mahdollinen palautteemme sinulle, jotta voit kehittyä työssäsi tai työnhaussasi entistäkin paremmaksi

Sidosryhmärekisteri:

• Etu- ja sukunimi
• Asiakas- tai kumppaniyrityksen tiedot yhteystietoineen
• Henkilön asema, työnantaja, ja yhteystiedot (sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
• Henkilön luovuttamat muut tiedot (tiedot asiakaspalautteista ja osallistumiset tilaisuuksiin sekä uutiskirjeiden tilaukset)
• Tietojärjestelmien käyttäjätunnukset ja niihin liittyvät yksilöinti- ja lokitiedot
• Tekniset tiedot (kuten IP-osoite, evästeiden kautta saatavat tunnistetiedot)
• Rekisteröidyn antamat suostumukset ja kiellot liittyen erityyppisiin henkilötietojen käsittelytarkoituksiin.
• Mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot

Markkinointirekisteri:

• Etu- ja sukunimi
• Sähköposti
• Puhelinnumero
• Organisaation nimi yhteistietoineen
• Maa
• Henkilön asema ja yhteystiedot
• Muut meille halutessasi antamasi tiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti vain henkilöltä itseltään. Voimme joissakin tilanteissa kerätä henkilötietoja myös kolmannelta osapuolelta (työnantaja, kollega, muu yhteistyötaho tai julkinen tietolähde). Lisäksi tietoja voidaan kerätä verkkosivustomme käytöstä teknisten apuvälineiden, esim. evästeiden avulla (lue lisää evästekäytännöstämme alla kohdassa ”Eväste ja markkinointikäytäntö”). Käyttäjän IP-osoite ja muut tekniset lokitiedot tallentuvat automaattisesti Pandian verkkosivuja, mobiilisovelluksia tai pilvipalveluita käytettäessä.

Evästekäytännöt ja markkinointityökalut

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka selain tallentaa käyttäjän laitteelle tämän vieraillessa verkkosivuilla. Niiden avulla verkkosivut muistavat syöttämiäsi tietoja ja asetuksiasi, kuten kirjautumistietojasi ja kielivalintojasi. Evästeiden avulla kerättyjä tilastotietoja käytetään sivujen kehittämiseen ja parantamiseen. Evästeiden avulla kävijää ei yksilöidä eikä tietoja yhdistetä kävijältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin henkilötietoihin.

Jos et halua verkkosivujemme tallentavan evästeitä, se on mahdollista kieltää selaimen asetuksissa sivustokohtaisesti tai kokonaan. Voit myös poistaa selaimesi tallentamat evästeet milloin tahansa. Evästeitä ei kuitenkaan tallenneta, ennen kuin vierailija klikkaa evästeiden käytön hyväksymistä osoittavaa painiketta. Evästeiden kieltäminen voi vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.

Seuraavat evästeet ja markkinointityökalut ovat käytössä verkkosivuillamme:

Google Analytics: Verkkosivujen ja palveluiden analytiikka – Käytämme tietoa sivuston liikenteen analysointiin kehittääksemme vierailijoiden käyttökokemusta ja liiketoimintaamme.

Uudelleenmarkkinointi: Markkinoinnin automaattinen kohdistaminen meistä kiinnostuneille verkkosivujen vierailijoille.

Uutiskirjeet: Tilaamalla uutiskirjeen, annat meille luvan lähettää sähköpostia. Uutiskirjeen voi peruuttaa jokaisen lähettämämme viestin yhteydessä näkyvän peruutuslinkin avulla.

Henkilötietojen luovuttaminen ja siirto

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta kolmannelle osapuolelle tai siirretä EU / ETA-alueen ulkopuolelle. Voimme kuitenkin käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia (esim. Amazon, Office 365 ja Google Analytics), joiden huoltoyhteydet voivat ulottua Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Huoltoyhteydet ovat erittäin rajoitettuja, ja sallittuja vain palvelun toimittajille. Mikäli ulkoistamme henkilötietojen käsittelyä kolmansille osapuolille, teemme tietosuojalainsäädännön edellyttämät sopimukset kyseisten kolmansien tahojen kanssa varmistaaksemme, että henkilötietojen käsittely noudattaa tätä tietosuojaselostetta sekä sovellettavia lakeja, asetuksia ja viranomaismääräyksiä.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin sisältyvät itseään koskevat tiedot ja vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus rajoittaa, vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli käsittelyn perusteena on suostumus, (esimerkiksi tietojesi käyttöä suoramarkkinointiin).

Henkilötietojen tarkastus-, oikaisu- poistopyyntöihin ja muut henkilötietoihin liittyvät tietopyynnöt tulee lähettää osoitteeseen: privacy@pandia.fi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että tietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.

Tietojen säilytys ja suojaus

Rekisterinpitäjän tietojärjestelmät, tietoverkot ovat suojattu yleisesti käytössä olevilla teknisillä ja hallinnollisilla suojausmenetelmillä, kuten palomuurit, järjestelmien päivityskäytännöt, tilaturvallisuuden varmistaminen ja kulunvalvonta, käyttövaltuushallinnan ja identiteetinhallinnan prosessit ja kontrollit, tietojärjestelmien käytön valvonta sekä säännölliset riskianalyysit.

Rekistereiden käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jotka myönnetään vain rekisterinpitäjän henkilökuntaan kuuluvalle, jonka asemaan ja tehtäviin mainittu käyttöoikeus liittyy.

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa kuvatun käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi.

Yhteystiedot

Jos sinulla on kysymyksiä tai haluat käyttää oikeuksiasi, älä epäröi ottaa yhteyttä sähköpostitse (privacy@pandia.fi). Toimipisteiden yhteystiedot löytyvät osoitteesta www.pandia.fi.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty ja hyväksytty 28.4.2023 ja sitä päivitetään säännöllisesti.