Projektinhallinnalla ja uusilla ominaisuuksilla tukea budjetointiin

Pekka Paaskunta|2021-09-01T10:07:09+03:009.11.2020|

Budjetointikausi on käynnissä. Tässä kohtaa on hyvä hetki miettiä myös kehityskohteita – miten voitaisiin tehdä vielä parempia budjetteja tai helpottaa prosessia ensi vuonna?

Jälleen on se aika vuodesta, kun budjettien kasaaminen on asiakkaillamme kovimmassa vauhdissa. Samaan aikaan – tai oikeastaan koko kuluneen vuoden ajan –  on Pandian taloustiimin kehityskin keskittynyt paljolti budjetointiin ja suunnitteluun liittyvien ominaisuuksien kehittämiseen. Avaan tässä blogissa hieman tarkemmin, minkä parissa olemme viime aikoina painineet.

Uudishankkeiden ja peruskorjausten suunnittelu ja seuranta

Olemme aina pitäneet tärkeänä, että investointien (sis. korjausten ja pts-hankkeiden) suunnittelu huomioi yhtä lailla sekä isot että pienet hankkeet. Ilman suurempia hankkeita jää kokonaisuudesta iso pala puuttumaan, mutta toisaalta keskityttäessä vain näihin unohtuu helposti, että pienistä puroista kasvaa pitkässä juoksussa iso joki.

Pandia Investmentin näkökulmasta investoinnit onkin perinteisesti ”tasapäistetty” siten, että suunnitteluun voidaan ottaa kaiken kokoiset hankkeet mukaan. Malli on lähtenyt enemmän pienempien korjausten ja pts:n suunnittelusta ihan jo siksikin, ettei tietojen ylläpidosta tulisi kenellekään liian työlästä.

Suurempien hankkeiden suunnittelu lähtee kuitenkin aivan toisesta lähtökohdasta ja olennaiseksi nousee kokonaisbudjetin suunnittelun ja seurannan sijaan vaihe- ja toimittajakohtaiset tiedot, maksuerätaulukot jne. Tietoteknisessä mielessä haasteeksi nousee nopeasti järjestelmän käytettävyys, koska liian monimutkainen suunnittelu karkottaa käyttäjät. Myös integraatioiden kanssa on oltava tarkkana, sillä esimerkiksi toteumatietojen kohdistaminen kokonaisurakan sijaan vaiheille, litteroille ja lisätöille edellyttää tarkkuutta.

Tänä vuonna Pandia Investment -järjestelmään on tullut iso muutos julkaistuamme kokonaan uuden projektihallintamoduulin uudishankkeiden ja peruskorjausten suunnitteluun esimerkiksi ARA:n hankinta-arvoerittelyn mukainen projektimallia hyödyntäen. Uuden moduulin avulla mikä tahansa hanke tai korjaus voidaan Pandiassa yhdellä klikillä muuttaa ”projektiksi”, jolloin avautuu entistä järeämpi ja tarkempi projektisuunnittelun näkymä. Olemme näkymällä pyrkineet ratkomaan yllä mainittuja haasteita kuitenkaan kajoamatta järjestelmän perusperiaatteeseen, eli siihen, että hankkeen kuin hankkeen tulisi olla helposti perustettavissa ja ylläpidettävissä.

Uutta moduulia voit käyttää esimerkiksi seuraavasti:

  • Voit osittaa projektin vaiheiksi ja aliurakoiksi toimittajittain
  • Voit seurata hankkeen toteumaa ja aikataulua kunkin vaiheen osalta erikseen ja aina valmistumisen jälkeisiin lisätöihin asti (toteumaseuranta päivittyy automaattisesti laskuintegraation kautta, huomioiden litterat ja tiliöinnit)
  • Hankkeella voi olla kymmeniä toimittajia ja voit syöttää kullekin omat maksuerätaulukkonsa
  • Työkalun vakio-ominaisuuksiin kuuluu ARA:n hankinta-arvoerittelyn mukainen projektimalli ja lisäksi voit käyttää omia projektirakenteita
  • Kuten muidenkin hankkeiden, päivittyvät myös isompien hankkeiden osalta urakkatiedot verottajalle automaattisesti pellin alla

Uusi budjetoinnin käyttöliittymä Pandia Budgeting -järjestelmässä

Kuten hyvin tiedämme, voi kiinteistöyrityksen vuosibudjetointi olla melkoinen himmeli: Kohdekohtaiset budjetit, kuukausijyvitykset, hallintokulujen vyörytykset, pohja-arvot, loppuvuoden ennusteet jne. Erityisen raskaaksi malli muodostuu tyypillisesti, jos käytössä on tilitasoinen budjetointi, jolloin yksittäisiä rivejä voi olla satoja. Tällöin jo pelkästään näkymien rullaaminen edestakaisin tuottorivien ja alimpien kulurivien välillä voi muodostua työlääksi.

Tällaisia päänsärkyjä helpottamaan olemme kesän aikana kehittäneet kokonaan uuden budjetointinäkymän. Tavoitteena on ensisijaisesti ollut parantaa käytettävyyttä uudenlaisella visuaalisuudella ja responsiivisuudella. Insinöörejä kun olemme, onnistuimme silti lisäksi sisällyttämään mukaan myös entistä enemmän toiminnallisuutta, esimerkiksi budjettien pohja-arvot voidaan nyt valita huomattavasti aiempaa joustavammin.

Uusi budjetointinäkymä tuo muun muassa seuraavia hyötyjä:

  • Entistä parempi responsiivisuus erilaisille näytöille ja koko tilan hyödyntäminen tehokkaasti
  • Rivien ja budjetin eri osien piilottaminen helposti näkyvistä, jolloin on helpompi keskittyä olennaiseen
  • Yksittäisen rivin tai summarivin (esim. kokonaistuotot) kiinnittäminen yläpalkkiin ylös-alas rullaamisen välttämiseksi
  • Entistä monipuolisemmat ja vapaammat vertailuarvot käytettävissä budjetoinnin ja ennustamisen pohjana
  • Tallennettavien ja vahvistettavien budjettirivien valinta, arvojen nollaaminen ja muutosten peruuttaminen entistä helpompaa

Uudet ominaisuudet käyttöön seuraavaa budjetointikautta ajatellen?

Otathan meihin yhteyttä, niin demoamme uusien ominaisuuksien toimintaa mielellämme käytännössä. Pandia toivottaa työn iloa budjetoinnin loppukiriin!

Uusia mahdollisuuksia budjetointiin!

Pekka Paaskunta|2021-09-01T10:06:52+03:008.7.2019|

Budjetointikausi on käynnissä. Tässä kohtaa on hyvä hetki miettiä myös kehityskohteita – miten voitaisiin tehdä vielä parempia budjetteja tai helpottaa prosessia ensi vuonna?

Olemme kehittäneet monia uusia toiminnallisuuksia budjetointiin, joiden hyödyntämistä kannattaa miettiä:

1. Koostebudjetointi
2. Uudet vyörytykset
3. Kuukausibudjetointi
4. Energiabudjetointi

Mikäli teillä on budjetointijärjestelmämme käytössä, mutta ei muita tuotteitamme, saattaa sinua kiinnostaa myös seuraavat työkalut:

5. Rahoituskulujen budjetointi Pandia Financella (uutena mm. marginaalien simulointi)
6. Korjauskulujen ja investointien budjetointi Pandia Investmentillä

Osa ominaisuuksista on jo asiakkaittemme käytössä, osa taas on saatavilla palvelun laajennuspaketteina, joista voit kysyä lisää asiakaspäälliköltäsi.

Koostebudjetointi

Koostebudjetointi on monella ollut käytössä jo viime kaudella, mutta sitä on nyt kehitetty eteenpäin. Toiminnallisuudella voit helposti budjetoida yksittäisen tiliryhmän luvut kaikille kohteille tai suodatetulla kohdemäärälle koostetusti, esimerkiksi alueittaisten vesimaksujen korotukset. Uusilla lisäpiirteillä kustannukset on lisäksi jaettavissa esimerkiksi neliöiden suhteessa.

Uudet vyörytykset

Vyörytyksillä tarkoitamme yhtiötason kulujen ja tuottojen jakamista kohteille ja olemme nyt kehittäneet monia uusia vyörytyslogiikoita. Uusilla toiminnallisuuksilla voit vyöryttää esimerkiksi hallintokulut neliöiden tai asuntojen suhteessa. Käytössä on myös omat ”jyvitys- tai pisteytystaulukot”, jotka viimein korvaavat monimutkaiset excel-taulukot.

Kuukausibudjetointi

Viimein palveluumme on julkistettu myös kuukausibudjetoinnin toiminnallisuudet! Niiden avulla voit tiliryhmäkohtaisesti määritellä helposti sääntöjä koko vuoden lukujen jakamiseksi, esimerkiksi viime vuoden toteuman suhteessa tai käsipelillä määrittäen.

Energiabudjetointi

Mikäli käytössäsi on kulutusseurantajärjestelmä (erityisesti Leanheat), voit ottaa käyttöön siihen integroitavan energiabudjetoinnin. Tämä mahdollistaa tarkan raportoinnin energian kulutuksesta ja hinnoista (lämpö, vesi, sähkö), energiatehokkuusinvestointien raportoinnin sekä näihin perustuvan koostebudjetoinnin kaikkien kohteiden energiakuluiksi. Energiabudjetointi on vielä kehitysvaiheessa ja kerromme siitä lisää kehitysprojektin edetessä!

Rahoituskulujen budjetointi

Pandian lainojen hallinnan järjestelmä helpottaa merkittävästi rahoituskulujen budjetointia. Voit tehdä todella helposti ennusteet korkokehityksestä, jolloin lainamallinnusten pohjalta saat muutamalla klikillä tarkat ennusteet rahoituskuluista. Järjestelmää on kehitetty paljon eteenpäin viime aikoina myös ennustamisen näkökulmasta, esimerkiksi marginaalien simulointi ja kiinteiden korkojen ennustaminen swap-koroilla.

Korjausten ja projektien budjetointi

Investointien hallinnan järjestelmämme ytimessä on kiinteistöjen tekninen elinkaarimalli. Tämän pohjalta budjetoit kätevästi pts-hankkeet, peruskorjaukset ja pienemmät ylläpitohankkeet. Loppuvuonna ohjelmistoon julkaistaan myös uudet projektinhallintatyökalut, joiden avulla suuremmat projektit on helppoa suunnitella entistä tarkemmalla tasolla.

Pandia toivottaa työn iloa budjetointiin ja lämmintä kesää. Otathan asiakaspäällikköösi yhteyttä, mikäli haluat kehittää budjetointikäytäntöjäsi ensi kertaa varten!

Go to Top