Yhdessä suunnittelu on avain onnistumiseen – Pandian resepti osa 3

Pekka Paaskunta|2022-06-03T15:29:06+03:003.6.2022|

Tämä blogi on jatkoa blogisarjalle Pandian reseptistä, jonka tarkoituksena on maksimoida onnistumisen todennäköisyydet toiminnanohjaushankkeessa. Suosittelen lukemaan ensin blogini reseptin ensimmäisestä kahdesta periaatteesta, jotka ovat ”Yksi Kenno, joka taipuu moneen” sekä ”Kennoa ei oteta käyttöön, vaan siihen liitytään”. Seuraavassa jatkan samalla teemalla esitellessäni kolmannen periaatteen: Yhdessä tekeminen on avain onnistumiseen.

Asioiden tekeminen yhteistyössä asiakkaan ja toimittajan kesken ei välttämättä kuulosta äkkiseltään kaikkein mullistavimmalta ajatukselta. Väitän, että todellinen luottamuksesta, avoimuudesta ja yhteisen hyvän tavoittelusta lähtevä yhteistyö on kuitenkin harvinaista. Ensimmäisessä lauseessa jo termit ”asiakas” ja ”toimittaja” viittavat yhteistyön sijaan sen esteeseen, eli vastakkainasetteluun.

Yhteistyössä osapuolten on luontevaa kutsua toisiaan kumppaneiksi. Koen, että Pandian toiminta on pitkään perustunut erilaisiin kumppanuuksiin, mutta Kennon kehittämisessä olemme onnistuneet viemään tämän uudelle tasolle. Tämä näkyy esimerkiksi siinä, että Kennon kehittämisessä kumppaneita on useita, jotka kaikki voivat kokea olevansa kumppaneita toisilleen Pandian roolin ollessa lähinnä fasilitaattori. Asetelma on valtavan arvokas kaikille osapuolille verrattuna perinteisempään ”asiakas-toimittaja”-akselin yhteistyöhön. Saamme aikaan parempaa, enemmän ja edullisemmin ja tästä hyötyy koko toimiala.

Kumppaniajattelun myötä on syntynyt tuote ja palvelu, jotka poikkeavat monella tavalla totutusta – yhdessä suunnittelun tie on ainoa tie kohti onnistumiseen myös tulevaisuudessa.

Valtaosa Kennon kehittämisen työajasta kuluu monenlaiseen yhdessä suunnitteluun (karkeasti noin puolet kaikesta ajasta). Lopputuloksena on syntynyt ohjelmistotuote ja palvelukonsepti, joka poikkeaa monella tavalla totutusta. Siirryttäessä pikkuhiljaa kehitystyöstä kohti Kennoon liittymisiä koemme, että ainoa tapa onnistua on jatkaa tällä yhdessä suunnittelun tiellä. Kennon hankintoja ajatellen tarkoitan tällä ennen itse hankintaprosessia tapahtuvaa vuoropuhelua ja suunnittelua, jota ilman on vaikea nähdä hankintojen menevän onnistuneesti maaliin – tai edes johtavan tarjouksen saamiseen Pandialta.

Vuoropuhelun avulla hevoskärryjen kilpailutukset historiaan?

Klassikkovertaus lienee ”hevoskärryt vs auto” aikojen takaa. Lähtiessäni ostamaan ”uusia hevoskärryjä” tulen helposti ostaneeksi ”paremmat hevoskärryt”, vaikka voisin hankkia myös auton. Tällä hetkellä etenkin julkiset hankintamenettelyt tuntuvat hyvin vahvasti ”hevoskärrykilpailutuksilta”. Tällaisen muuttaminen ”kulkupelikilpailutukseksi” ei ole aivan yksinkertainen juttu ja ainoa tapa onnistua on vuoropuhelun ja yhdessä suunnittelun kautta.

”Hevoskärrykilpailutusta” kuvaa nähdäkseni kaksi ominaispiirrettä, joita pohdin alla tarkemmin.

Ensimmäinen niistä liittyy haluttuun tavoitetilaan ja vaatimusten kuvaamiseen. Kun lähdetään hakemaan ”parannusta nykyiseen” lukittaudutaan helposti nimenomaan nykytilaan, jolloin tavoitetila ja vaatimukset tulevat määritellyksi liiallisesti nykytilan kautta. On helppo ajautua ansaan ja kuvata haluttu tekninen ratkaisu liian pitkälle sen sijaan, että kuvattaisiin itse ongelma tai prosessi, johon etsitään avoimin mielin ratkaisua tai tukea. Hevoskärrytkin on vain yksi ratkaisu liikkumisen ongelmaan. Mitä jos ruokakauppaan menemisen sijaan ostokset tuotaisiinkin sinulle kotiovelle? Tarvitsisitko tuolloin hevoskärryjä ollenkaan? Kannattaako siis kilpailuttaa kulkupeliä laisinkaan, vaan ennemminkin liikkumiseen liittyvän ongelman ratkaisua, joka voi olla myös liikkumisen tarpeen poistaminen?

Tarvitsetko todella ruokakauppaan menemiseksi aiempaa paremmat hevoskärryt? Entä jos joku tuokin ostokset suoraan kotiovellesi?

”Yksi Kenno, joka taipuu moneen”-periaatteen myötä on siis yhdessä suunniteltava, miten Kenno konkreettisesti kunkin käyttäjän tarpeisiin taipuu, eli mitkä olisivat konkreettiset käyttötapaukset kullakin käyttäjäorganisaatiolla. Tämän suunnittelun myötä opitaan yhdessä paljon ja pystytään ottamaan käyttöön ja mahdollisesti luomaan uusia alan parhaita käytäntöjä.

Toinen hevoskärrykilpailutuksen ominaispiirre on nähdäkseni syvä vastakkainasettelun lähtökohta. Ennen tarkempaa syventymistä aiheeseen on todettava, että meillä Pandialla ei ole tästä paljoakaan ensikäden kokemusta, vaan näkemys perustuu siihen, mitä näemme ja tulkitsemme oman kuplamme ulkopuolella tapahtuvan. Meidän osaltamme hankinnat ovat aina alkaneet ja loppuneet hyvässä, ellei kumppanuuden, niin ainakin yhteistyön merkeissä.

Minulle Pandian kuplan ulkopuolinen maailma näyttää siltä, että toiminnanohjausjärjestelmien hankinnat ja käyttöönottoprojektit, etenkin julkiset kilpailutukset, lähtevät tyypillisesti hyvin syvällisestä vastakkainasettelun ajatuksesta. Voisiko olla niin, että asiakkaiden negatiiviset kokemukset aiemmissa projekteissa johtavat lisäkontrollin hakemiseen seuraavassa? Tämä näkyy tarkkoina teknisinä vaatimuksina ja hirttosilmukalta muistuttavina sopimuspapereina. Toimittajien osalta puolestaan uskon, että me osaamme kyllä olla hyvin luovia miettiessämme miten minkäkin vaatimuksen täyttyminen voidaan tarvittaessa paperilla perustella riippumatta siitä täyttääkö tarjottava ratkaisu asiakkaan tosiasialliset tarpeet. Asiakkaat siis kuvaavat kilpailutusmateriaaleissaan hevoskärryt viimeisintäkin laudan paksuutta ja ruuvin tyyppiä myöten samalla muistuttaen, että julkiset hirttäjäiset odottavat jos talttapääruuvien sijaan kärryistä löytyykin ristipäitä. Samaan aikaan toimittajat miettivät kuumeisesti, miten saataisiin ristipääruuvi näyttämään paperilla talttapäältä siinä lopulta jotenkin onnistuen. Ulkopuoliselle tarkastelijalle näyttää siltä, että alalle on syntynyt tällaisista lähtökohdista oravanpyörä, jonka myötä asiakas ja toimittaja lähtevät lopulta projekteihin kumpikin syvältä omista poteroistaan. En tiedä onko tosiasiallisesti näin, vain onko kyse jonkinlaisesta kulissista. Mutta jos näin on, voivat autokauppiaat jatkossakin lähinnä katsoa vierestä ja syödä popcornia.

Ovatko hevoskärrykilpailutukset huolellisen harkinnan ja esityön tulosta, vai onko toimialamme ajautunut itseään vahvistavaan vastakkainasettelun oravanpyörään?

Toinen vaihtoehto on, että kilpailutukset ovatkin huolellisen harkinnan ja esityön tuloksia. Asiakkaat ovatkin tehneet etukäteen kattavat analyysit ja sen pohjalta rajanneet kilpailutusten yksityiskohtien avulla ei-toivotut osallistujat pois. Asiakkaat siis todella haluavat hevoskärryt ja nimenomaisesti eivät autoa tai muita villityksiä. Tällöin hankinnoissa korostuu markkinatutkimus, vuoropuhelu ja analyysi varsinaisen julkisen hankintamenettelyn toimiessa enemmänkin käytännön työkaluna halutun lopputuloksen saavuttamiseksi. Terveessä markkinataloudessa näin mielestäni kuuluukin olla ja huolelliset esityöt parantavathankinnassa onnistumisen mahdollisuuksia, tehtiin virallinen osuus sitten millä tahansa menetelmällä. Asiakas on tällöin selkeästi vastuussa hankintapäätöksestään ja Toimittajien vastuulle jää omien ratkaisujensa ylivertaisuuden markkinointi. Julkinen hankintalaki ja yhdenvertaisuusperiaatteet toki monimutkaistavat palettia, mutta mielestäni vain hieman. Kattavan markkinavuoropuhelun sisällyttäminen hankinnan julkiseen(kin) osuuteen on mielestäni keskeistä yhdenvertaisuusperiaatteen täyttymiselle. Erityisen tärkää on osapuolten avoin mieli tähän hankinnan vaiheeseen lähdettäessä. Jos auton olemassaolo tuleekin vuoropuhelussa yllätyksenä on tärkeää olla valmius myös pakittaa vaikka se tarkoittaisi koko hankinnan aloittamista alusta.

Kuten edeltävässä ja aiemmissa blogeissani olen tuonut esiin, Kennossa moni asia tehdään siis toisin kuin alalla kenties on totuttu. Kehitämme yhtä Kennoa, joka kuitenkin taipuu moneen. Käyttöönottoprojektit ovatkin liittymisprojekteja. Ja hankinnassa korostuvatkin vastakkainasettelun ja excel-taulukoiden sijaan avoin yhdessä tekeminen. Uskomme vahvasti, että näillä periaatteilla maksimoidaan onnistumisen todennäköisyys, jolloin vastakkainasetteluja ”epäonnistumisen vaikutusten minimoinnista” lähtevä ajattelu voidaan unohtaa.

Konkreettisesti: Jos Kennoon liittyminen kiinnostaa, soita meille niin jutellaan!

Kennoa ei oteta käyttöön, vaan siihen liitytään – Pandian resepti osa 2

Pekka Paaskunta|2022-06-03T15:29:12+03:003.6.2022|

Tämä blogi on jatkoa blogisarjalle Pandian reseptistä, jonka tarkoituksena on maksimoida onnistumisen todennäköisyydet toiminnanohjaushankkeessa. Suosittelen lukemaan ensin blogini reseptin ensimmäisestä periaatteesta ”Yksi Kenno, joka taipuu moneen”. Seuraavassa pohdin tarkemmin toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektissa onnistumisen edellytyksiä ja esittelen Pandian reseptin toisen periaatteen: Kennoa ei oteta käyttöön, vaan siihen liitytään.

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottaminen mielletään usein valtavaksi projektiksi, jonka suuruus itsessään nähdään jo kynnyksenä järjestelmävaihdoksille. Kennoon liittymisen periaatteen tavoitteena on tehdä käytön aloittamisesta ja siirtymästä niin helppoa kuin se suinkin on mahdollista, mutta kuitenkaan käyttämättä oikopolkuja, jotka kostautuvat myöhemmin.

Kennoon liittymisen tavoitteena on tehdä käyttöönottoprojektista mahdollisimman sujuva ja järjestelmän vaihtamisen kynnykset mataliksi.

Kennoon liittyminen terminä juontaa juurensa siitä, että Kenno on ns. ”multitenantti” järjestelmä. On olemassa vain yksi Kenno ja se otetaan käyttöön vain yhden kerran. Tämän jälkeen muut asiakkaat liittyvät saman Kennon käyttäjiksi. Suurin osa moderneista ohjelmistoista toimii nykyään tällä periaatteella, sillä se tarjoaa monia lyömättömiä etuja. Kennon tapauksessa esimerkiksi:

  • Kiinteistöjen ja osapuolien perustiedot ovat kaikille samat ja ne syötetään Kennoon vain kerran. Myöhemmin esimerkiksi kiinteistön vaihtaessa omistajaa, siirtyy kiinteistö sujuvasti Kennon sisällä käyttäjäorganisaatiolta toiselle.
  • Kun samaa palveluntuottajaa hyödyntää uusi Kennon käyttäjä, on data jo valmiina Kennossa. Palveluntuottajan näkökulmasta työnteko on myös helpompaa, kun kirjautua pitää vain yhteen paikkaan. Asiakkaita todennäköisesti helpottaa lisäksi se, että Pandia vastaa palveluntuottajille tarjottavasta tuesta keskitetysti vs jokainen asiakas erikseen.
  • Asiakaskohtaiset tiedot ovat asia erikseen ja tietoturvasta sekä -suojasta huolehditaan luonnollisesti asianmukaisesti.
  • Integraatioiden toteuttaminen helpottuu, kun rajapinnat ovat kaikille samat. Keskeiset integraatiot tarvitsee toteuttaa vain kerran (esim. Vastuu Group, Kela jne).

Multitenanttius helpottaa järjestelmän ylläpitoa ja datan laatua, kun jopa satojen asiakkaiden ei tarvitse kunkin erikseen ylläpitää samaa perustietoutta. Lisäksi koko tekninen infrastruktuuri palvelimineen, yhteyksineen ja rajapintoineen ovat kaikille samat. Ne siis otetaan käyttöön vain kerran, jonka jälkeen uudet asiakkaat todella ”liittyvät” olemassa olevan Kennon käyttäjiksi. Yksinkertaisimmillaan liittyminen tarkoittaa käyttäjätunnuksen avaamista, jonka jälkeen Kennoa voidaan käyttää. Kenno on myös suunniteltu kevyeksi ja yksinkertaiseksi, jolloin käytön aloittaminen ei välttämättä vaadi massiivista kouluttautumista.

Kenno otetaan käyttöön vain kerran ja uudet asiakkaat liittyvät saman Kennon käyttäjiksi.

Pelkästään näillä eväillä ainakaan suuremmat asiakkaat tuskin pystyvät kuitenkaan aloittamaan vielä tuotantokäyttöä. Perinteisesti käyttöönottoprojekteissa ainakin datan siirto ja ohjelmiston mukauttaminen asiakkaan vaatimuksia vastaavaksi ovat suuressa roolissa, joten pureudun näihin seuraavaksi hieman tarkemmin. Näiden ohella käyttöönottoprojekteissa toteutetaan tyypillisesti integraatioita ja tietysti kouluttaudutaan, mutta näihin aiheisiin en paneudu tässä blogissa ylempänä jo mainittua tarkemmin.

Kennoon liittyminen ja sujuvat datasiirrot

Datan siirtoon liittyvää työtä on vaikea paeta ja se on väistämättä edessä myös Kennoon liittyjillä. Perinteisesti tässä työssä on kuitenkin kyse paljolti ihan muusta kuin datan ”siirrosta”. Jos datalla on liiketoiminnassa vain vähän käyttöä, alkaa se helposti monessa järjestelmässä ”mätänemään” ja on siksi usein puutteellista, sisältää virheitä ja sijaitsee hajanaisissa paikoissa. Järjestelmävaihdostilanteet taas tyypillisesti viimeistään pakottavat tekemään datan hallinnan ryhtiliikkeen ja siksi tämä nähtäneenkin herkästi olennaisena osana käyttöönottoprojektia.

On kuitenkin mielenkiintoista, että samaan aikaan kun datan hallinnointi ja kuntoon laittaminen nähdään herkästi osana järjestelmävaihdosprojektia, ollaan kiinteistöalalla vuosikymmenet kipuiltu datan laadun kanssa monissa aivan muissa asiayhteyksissä, esimerkiksi johdon raportoinnissa. Meillä Pandialla on tästä jonkin verran kokemusta, joten rohkenen tältä pohjalta hieman haastaa vallitsevaa ajattelua toivon mukaan liialliseen idealismiin sortumatta.

Siis, mitäpä jos:

  1. Unohdetaan hetkeksi mahdolliset järjestelmävaihdokset, ja hoidetaankin data kuntoon nyt heti sitoutuen samalla pitämään ainakin kriittiset perustiedot jatkuvasti kunnossa?
  2. Aletaan ajattelemaan dataa samanlaisena arvokkaana omaisuutena kuin kiinteistöt ja suunnittelemaan datalle vastaavasti huolto- ja PTS-toimia? Datakin tarvitsee silloin tällöin nuohousta, siivousta ja toisinaan peruskorjauksia.
  3. Varaudutaan samalla mahdollisiin järjestelmävaihdoksiin varmistamalla säännöllisesti, että olennainen data on siirettävissä kohtuullisella vaivalla haluttuihin formaatteihin (esim. Kennon tietomalli, mutta yhtä lailla mikä tahansa muu hyödyllinen formaatti)?

Mitä jos datasiirto järjestelmävaihdoksen yhteydessä ei olisikaan ”mörkö”?

Tarvittavan datatyön määrän sanelee aina lähtötilanne. Valtaosa työstä voidaan ja kannattaa tehdä etukäteen ja siitä todennäköisesti hyödytään muillakin tavoin kuin järjestelmävaihdosten yhteydessä. Kun data laitetaan kuntoon erillisprojektina yksinkertaistuu samalla mahdollisiin myöhempiin järjestelmähankintoihin liittyvä hankintaprosessi.

Kennoon liittyminen ja asiakaskohtaisiin vaatimuksiin mukautuminen

Toinen suuritöinen osa-alue käyttöönottoprojekteissa on niin kutsuttujen ”valmisohjelmistojen” mukauttaminen asiakaskohtaisiin vaatimuksiin. Erityisesti julkisiin kilpailutusmateriaaleihin tutustuttaessa tulee törmättyä usein tältä osin ristiriitaiseen ajatteluun.

Yhtäältä etsitään ”valmisohjelmistoa”, jota ei tarvitse räätälöidä ja toisaalta vaaditaan ”täydellistä konfiguroitavuutta ja mukautuvuutta” lukuisiin erityistarpeisiin. Väitän, että tällainen yhdistelmä ei ole reaalimaailmassa mahdollinen, joskin toimialamme on jotenkin oppinut elämään tämän ristiriidan kanssa (mielestäni systeemisesti epäterveellä tavalla). Tässä kohtaa kannattaa viimeistään lukea ensimmäinen blogini Pandian reseptin periaatteesta ”Yksi Kenno joka taipuu moneen”, jossa pohjustan asiaa laajemmin.

Lähtökohdaksi on valittava joko valmisohjelmistot ja alan parhaat käytännöt tai ohjelmistoräätälöinti ja omat erityistarpeet

Mielestäni sekä toimittajien että ostajien olisi aika oppia suosimaan selkeästi jompaakumpaa ajattelua, eli joko a) vakiointia ja parhaita käytäntöjä tai b) räätälöintiä ja omia erityistarpeita. Rusinoita on vaikea poimia pullasta ja helposti tätä yrittäessä päätyykin haalimaan nimenomaan kummankin vaihtoehdon haittapuolet. Tämän vuoksi myös käyttöönottoprojektit paisuvat ja monimutkaistuvat ja alkavat lopulta muistuttaa enemmänkin ohjelmistokehitysprojekteja kuin valmisohjelmiston käyttöönottoa.

Kennoon liittyminen tarkoittaa tältä osin, että Kenno otetaan lähtökohtaisesti käyttöön ”sellaisena kuin se on”, jolloin parhaimmassa tapauksessa valtaosa tyypillisen käyttöönottoprojektin työmäärästä poistuu. Olemme nähneet paljon vaivaa sen eteen, että Kenno taipuisi mahdollisimman moneen erilaiseen toimintatapaan, mutta minimaalisella asiakaskohtaisella räätälöinnillä tai konfiguroinnilla. Olemme myös harkitusti päättäneet, että jokaisen nippelin ja nappelin paikkaa, väriä, toiminnallisuutta jne ei ole mahdollista asiakaskohtaisesti konfiguroida. Tällaisen ”teknisen mukauttamisen” sijaan pyrimme luomaan ja levittämään alan parhaita käytäntöjä sekä löytämään yhdessä suunnittelemisen ja kouluttautumisen keinoin kullekin asiakkaalle ja käyttäjälle sopivimmat tavat käyttää Kennoa (sellaisena kuin se on).

Yhden Kennon ja siihen liittymisen periaatteet eivät sulje pois jatkokehittämismahdollisuuksia asiakkaiden kanssa.

Korjatkaamme vielä mahdollinen väärinymmärrys. Tarkoituksenamme ei suinkaan ole sulkea pois Kennon jatkokehittämismahdollisuuksia asiakkaiden kanssa. Päinvastoin, tällä logiikallahan Kennoa jatkuvasti kehitetään. Tarkoituksenamme on pikemminkin erottaa kaksi hyvin erilaista asiaa toisistaan: 1. Kennoon liittyminen ja 2. Mahdollinen kehitysyhteistyö. Jälkimmäisen osalta on tärkeää, että kaikki osapuolet sitoutuvat toimialan parhaiden käytäntöjen kehittämisen periaatteeseen. Erityisesti hankintavaiheessa kannattaa pohtia tätä erottelua tarkasti. Konkreettisesti: Kennon perusperiaatteiden ja asiakkaan prosessien ja käyttötapausten yhteensopivuus olisi hyvä tavalla tai toisella varmistaa ennen esimerkiksi julkista avoimen menettelyn kilpailutusta. Muussa tapauksessa on jotakuinkin varmaa, että kilpailutukseen päätyy (todennäköisesti turhia) vaatimuksia, jotka saattavat estää tarjouksen antamisen.

Lue myös blogisarjan seuraava osa, jossa käsitellään Pandian reseptin kolmatta periaatetta ”Yhdessä suunnittelu on avain onnistumiseen”. Tulen tässä jatkamaan edeltävääkin käyttöönottopohdintaa erityisesti julkisten hankintojen näkökulmasta.

Yksi Kenno joka taipuu moneen – Pandian resepti osa 1

Pekka Paaskunta|2022-06-10T16:49:44+03:003.6.2022|

Kennon käyttöönotot kehityskumppaneillemme ovat käynnistymässä. Tai tarkemmin sanoen ”Kennoon liittymiset”, kuten tapanamme on puhua. On siis ajankohtaista pohtia näissä projekteissa onnistumisen edellytyksiä. Teen sitä tällä erää kolmen blogin sarjassa, josta tämä on ensimmäinen.

Me pandialaiset olemme onneksemme saaneet jo toista vuosikymmentä seurata sivusta toiminnanohjausjärjestelmien hankinta- ja käyttöönottoprojekteja ja oppia niistä. Kennon kehittämisen aikana olemme lisäksi nähneet useita kilpailutuksia, joihin Pandiaakin on kovasti toivottu osallistumaan. Emme ole kuitenkaan katsoneet aiheelliseksi niihin osallistua, sillä olemme nähneet niissä enemmän uhkia kuin mahdollisuuksia.

Pandian reseptillä maksimoidaan toiminnanohjaushankkeessa onnistumisen todennäköisyys.

Olemme Pandialla miettineet pitkään, miten Kennoon liittymisestä voitaisiin tehdä paitsi kehityskumppaneillemme myös uusille asiakkaillemme mahdollisimman sujuvaa. Tämä pohdinta on sittemmin tiivistynyt kolmeen periaatteeseen, joita avaan alla tarkemmin. Kutsumme näitä periaatteita ”Pandian reseptiksi”, jonka tarkoituksena on maksimoida onnistumisen todennäköisyys.

Pandian reseptin periaate 1: Yksi Kenno, joka taipuu moneen

Kiinteistöalalla ohjelmistojen ostaminen, myyminen, kehittäminen ja jopa ns. ”valmisohjelmistojen” käyttöönottaminen on pitkään perustunut asiakaskohtaisen räätälöinnin periaatteeseen.

En lähde tässä tarkemmin avaamaan miksi näin on ja mitä kaikkea tällä laajalla termillä tarkoitan. Taustalla on monia loogisia syitä ja jos näin ei olisi ollut, olisi moni hyvä ohjelmisto jäänyt alalle kokonaan kehittämättä, mukaan lukien Pandiankin tuotteet. Tällä pienellä toimialalla läheinen asiakasyhteistyö on aivan olennainen lähde uusille innovaatioille. Pitkässä juoksussa tähän tuudittautuminen voi kuitenkin kääntyä myös itseään vastaan.

Aloittaessani itse tällä alalla ihmettelin pitkään miten asiakaspalaverit voivatkin aina alkaa samalla teemalla, eli toiminnanohjaukseen liittyvien ongelmien päivittelyllä. Hyviäkin kokemuksia on toki tullut vastaan, mutta nyt 15 vuotta alalla toimineena uskallan sanoa, että huonoja kokemuksia mahtuu sekaan huomattavasti enemmän.

Uudet innovaatiot alun perin mahdollistaneesta asiakaskohtaiseen räätälöintiin pohjautuvasta ajattelutavasta on syntynyt pullonkaula yritysten liiketoiminnan kehittämiseen.

Oma näkemykseni on, että asiakaskohtaisesta räätälöinnistä lähtevä ajattelutapa on lopulta juurisyy järjestelmien kehittämisen, käyttöönottamisen ja ylläpitämisen haasteille, jotka ovat alalla ilmeisiä ja systeemisiä. Esimerkiksi Kenno kumppaneidemme osalta haasteet ovat niin syvällisiä, että ohjelmistot on lopulta todettu liiketoiminnan kehittämisen pullonkauloiksi. Räätälöinnin käsitteeseen luen tässä perinteisen ohjelmistoräätälöinnin ohella laajan konfiguroitavuuden, parametroitavuuden ja muut vastaavat ”teknistä mukautettavuutta” tarkoittavat käsitteet.

Kun ajatellaan ohjelmiston koodia, niin mitä yksinkertaisempaa se on ja etenkin, mitä vähemmän siinä on asiakaskohtaista variaatiota, sitä helpompi ohjelmistoa on ylläpitää ja jatkokehittää. Sitä todennäköisemmin ohjelmisto siis oikeasti toimii arjessa, sen dataan voidaan luottaa, käyttäjät saavat asiantuntevaa ja ajantasaista tukea ja niin edelleen.

Yksi Kenno joka taipuu moneen -periaatteella tarkoitan, että Kennoa kehittäessämme luomme koko toimialaa palvelevia ”parhaita käytäntöjä” sen sijaan, että kehittäisimme ratkaisuja yhden asiakkaan erityistarpeisiin. Toimintatapa on osoittautunut erittäin toimivaksi kun useat Kenno kumppanit ovat päässeet oppimaan toisiltaan, vertailemaan ja parantamaan toimintatapojaan ja vasta tämän jälkeen ollaan toteutettu ohjelmisto näitä toimintatapoja tukemaan.

Yksinkertaisuuteen ja alan parhaisiin käytäntöihiin perustuvat ohjelmistot toimivat pitkässä juoksussa parhaiten – työkalut toimivat tällöin arjessa luotettavasti, tukipalvelut pelaa, ja teknologia pysyy jatkokehitettävänä

Kantava ajatus kehityksessä on lisäksi periaatteen loppuosa ”taipuu moneen”. Tarkoitamme tällä, että asiakaskohtaistenkaan toimintatapojen tukeminen ei välttämättä edellytä ohjelmistoräätälöintiä, vaan ohjelmistosta voidaan alun alkaen tehdä joustava – moneen toimintatapaan taipuva. Helppoa tämä ei ole, mutta juuri siksi Kennon kehittämisessä noin 50% kaikesta työajasta kuuluukin huolelliseen tekniseen kokonaissuunnitteluun.

Näkyvimpiä käytännön esimerkkejä ”yhden Kennon” periaatteesta lienee kiinteistöhierarkia ja kiinteistöjen sekä osapuolien perustiedot, jotka on kaikille samat helpottaen mm. datan laadun varmistamista ja raportointia sekä rajapinnat ja viranomaisyhteydet, jotka ovat kaikille samat. Etenkin ensin mainittu saattaa edellyttää monelta ajattelutavan muutosta, mutta on pitkässä juoksussa taatusti vaivan arvoista. Toisena mainittu puolestaan helpottaa olennaisesti käyttöönottotyötä.

Pandian resepti muuttaa fundamentaalisti paitsi ohjelmistokehitysmenetelmät myös tavat, joilla järjestelmiä hankitaan.

Kennosta kiinnostuneiden yritysten ja päättäjien kannattaa huomata, että Yksi Kenno joka taipuu moneen -periaate muuttaa fundamentaalisti paitsi tavat, joilla ohjelmistoja kehitetään myös tavat, joilla ohjelmistoja kilpailutetaan ja hankitaan. Tyypillisesti kilpailutusdokumentaatioissa ja vaatimuslistoissa korostuu päällimmäisenä nimenomaan erityistarpeisiin räätälöityvyys ja muokattavuus, ikään kuin tämä olisi jokin perusarvo ja onnistumisen tae. Ja yhtä tyypillisesti toimittajat keksivät mitä villeimpiäkin ratkaisuja pystyäkseen näihin erityistarpeisiin ohjelmistonsa pitkän juoksun ylläpidettävyyden kustannuksella venyttämään. Toimialan on opittava pois tästä ajattelusta, sillä se on monesti juurisyy projektien työläydelle ja myöhemmin esiin tuleville käytännön haasteille.

Lue myös blogisarjan seuraava osa, jossa käsitellään Pandian reseptin toista periaatetta ”Kennoa ei oteta käyttöön vaan siihen liitytään”. Tulen tässä jatkamaan myös edeltävän teeman ajatuksia kertoen mm. miten ”Yhden Kennon periaatteen” ei suinkaan ole tarkoitus sulkea pois asiakkaiden kanssa yhteistyössä tehtävää järjestelmän jatkokehitystä.

Pandian vuosi 202… 2!

Pekka Paaskunta|2022-06-03T15:20:44+03:0022.3.2022|

Vuodenvaihteessa on yleensä tapana kirjoittaa kootut hehkutukset kuluneen vuoden tärkeimmistä hetkistä ja tuloksista. Tässä kohtaa uutta vuotta kuitenkin tuntuu, että viime vuodesta on jo niin paljon aikaa, että on syytä katsoa peräpeilin sijaan eteenpäin. Ja kyllä… totuus on, että olen ollut vain laiska tämän kirjoitustehtävän suhteen 🙂

Jos kuitenkin pari sanaa vielä viime vuodesta. Meillä on ollut ns. ”katse pallossa”, eli Kennon kehittämisessä ja samalla muiden tuotteittemme kasvun vauhdittamisessa. Tuloksia on tullut ja hyvin pyyhkii.

Katse pallossa, tuloksia on tullut ja hyvin pyyhkii!

Upouudet toimitilamme käyvät jo ahtaaksi, sillä henkilöstömme määrä on noussut noin 30:een. Kun päälle lasketaan konsultit ja freelancerit, niin liikumme jo 40:n tienoilla. Helsingin lisäksi meillä on porukkaa Tampereella ja Salossa… ja hetkinen, itse asiassa myös Rovaniemellä ja jossain vuoristokylässä Espanjassa. Fyysisestä sijainnista on tullut yhdentekevää, kunhan aika ajoin päästään myös kokoontumaan sinne ”kahviautomaatin ympärille”. Tänä vuonna tarkoituksemme on rekrytoida vielä noin 5-10 uutta Pandiaania, etupäässä asiakaspäälliköitä, projektipäälliköitä ja ohjelmistokehittäjiä. Haepa siis meille hommiin, jos haluat olla osa hyvinvoivaa työyhteisöä ja olet kiinnostunut kehittämään myös kiinteistöalasta paremman paikan ihmisille ja yrityksille olla.

Liikevaihtomme kasvoi 3,9 m eurosta 4,8 m euroon ja kannattavuus pysyi hyvänä. Tänä vuonna jatkamme samalla uralla rikkoen 5 m€ rajapyykin. Asiakkaita meillä on kiinteistöalalla noin 70 ja käyttäjätyytyväisyyttä kuvaava NPS (Net Promoter Score) oli 66 (vertailun vuoksi: alalla tyypillisesti puhutaan lukemista 30-40 asteikolla -100-100). Suomalaiseen mielenlaatuun ei oikein sovi liika hehkuttaminen, joten todettaneen, että mittaustavassa lienee jokin pielessä 😉

Kennon kehitys etenee vauhdilla ja valmiita moduuleita tulee ulos uunista säännöllisesti. Tarkoituksena on saavutttaa ”MVP-vaiheen” (Minimum Viable Product) kehitystavoitteet tämän vuoden loppuun mennessä tarkoittaen, että voimme siirtyä tuotantoon 2023 alkupuolella. Kennon kehittämiseen ja kaupallistamiseen olemme luoneet ns. ”Pandian reseptin”, jonka keskeiset periaatteet on kuvattu alla.

  1. Yksi Kenno, joka taipuu moneen
  2. Kennoa ei oteta käyttöön, vaan siihen liitytään
  3. Yhdessä suunnitteleminen on avain onnistumiseen

Mikäli Kennon käyttöönotto tulevaisuudessa kiinnostaa, niin nyt on hyvä hetki aloittaa kanssamme vuoropuhelu. Tällä tarkoitan vapaamuotoista keskustelua, jonka myötä voimme yhdessä arvioida valmiuksia Kennoon liittymiselle. Virallisten ”hankintamenettelyjen” aika on vasta myöhemmin. Kennon hankinta alkaa aina vuoropuhelusta – Hilman päivystäminen ei kuulu päivärutiineihimme.

Muiden tuotteittemme saralla myynti on vetänyt hyvin, toiminta kasvaa ja tällä uralla jatketaan. Viime aikoina kehityspanostuksia ollaan tehty erityisen paljon integraatioihin ja moneen muuhun ns. ”pellin alla” olevaan asiaan liittyen. Näillä kehityksillä tavoitellaan mm. helpompaa ylläpidettävyyttä ja toimintavarmuutta koko palvelutuotannolle. Asiakas- ja käyttäjämäärien kasvaessa tällaiten asioiden tärkeys korostuu. Erityisesti PTS- ja budjetointipuolella on tapahtunut paljon myös käyttöliittymässä näkyvää kehitystä (kuten ns. ”uusi investointikortti” ja ”uusi budjetointinäkymä”).

Tässäpä oli päällimmäiset mietteet Pandian toiminnan kehittymisestä tässä kohtaa. Tiivistelmänä vielä kolme pointtia:

  1. Hyvin pyyhkii ja jatkamme samaan malliin!
  2. Jos Kenno kiinnostaa, tartu puhelimeen!
  3. Haluatko muuttaa kiinteistöalaa ja olla osa mukavaa työyhteisöä – hae meille töihin!

Kaikkea hyvää lukijoille ja mukavaa kevään jatkoa!

-Pekka

Kennon kehitys kiihtyy – katso asiakastarina ja tutustu päivitettyihin nettisivuihin

Valtteri Renvall|2021-09-13T08:50:38+03:0012.9.2021|

Kesä tuli ja meni tuttuun tapaan nopeasti, mutta se ei tarkoittanut, että Kennon kehitys olisi pysähtynyt. Ohjelmistokehityksen ohessa olemme hienosäätäneet Kennon ilmettä, saatoit huomata blogin kuvituksesta muun muassa uuden logon? Jatkossa Kennon kuulumisia on myös helpompi seurata, sillä toimme vihdoin Kennon myös Pandian nettisivuille (vanha kenno.app -sivusto poistetaan vaiheittain käytöstä). Kennon sivuilta löydät tarkempaa tietoa muun muassa Kennon kehitysfilosofiasta, kehitysallianssista ja moduuleista. Käy tutustumassa Kennoon täältä

Nettisivupäivityksen yhteydessä olemme toteuttaneet Trustmaryn kanssa asiakastarinan, jossa kehityskumppanimme Asuntosäätiö kertoo Kennon kehityksestä. Käy kuuntelemassa Asuntosäätiön Kimmo Rintalan ja Jari Torpan ajatuksia täältä.

”Kennon kehityksessä on luotu toiminnanohjausjärjestelmä, joka mahdollistaa palveluiden kehittämisen joustavasti. Tämä vaatii modernia järjestelmää”, toteaa asiakastarinassa Asuntosäätiön asiakkuusjohtaja Kimmo Rintala.

Kehityksen saralla tiimimme on kesän aikana saanut valmiiksi yli kuusikymmentä(!) uutta toiminnallisuutta, joista suurimpana uutena kokonaisuutena on Kennon mobiiliapplikaatio, jolla voi suorittaa tarkastuksia offline-tilassa. Applikaatio on toiminnallisuuksiltaan pääosin valmis, mutta sen julkaisu App storeen ja Play kauppaan on vielä työn alla. Muita kesän kehitysaskeleita ovat muun muassa Vastuu Groupin Luotettava kumppani -palvelu integraatio sekä Pandia Investment PTS-tietojen tuonti Kennoon. Jos PTS- ja korjaussuunnittelu on ajankohtainen aihe organisaatiossasi, niin nyt on erinomainen hetki valmistautua tulevaan kehittämällä korjaustoimintaa Pandia Investmentin avulla! Investment on myös oiva ensiaskel kohti Kennon käyttöönottoa.

Kenno etenee siis vauhdilla eteenpäin! Syksyn aikana asuttamisen kehitys kiihtyy ja loppusyksystä on mahdollisuus nähdä jo pitkälle kehitetty asuttamisen versio. Jos haluat syksyn aikana nähdä tulevaisuuden asuttamisen työkaluja Kennon demoympäristössä tapahtuvan esittelyn muodossa niin otathan yhteyttä lähettämällä meiliä Valtterille (valtteri.renvall@pandia.fi), tai jättämällä yhteystietosi demoa varten alla olevasta napista.

Hyvää syksyä kaikille Kennon seuraajille!

SOVI DEMO KENNOsta

Case Asuntosäätiö: Kiinteistöalan uusi toiminnanohjausjärjestelmä Kenno

Valtteri Renvall|2022-05-02T15:45:54+03:0010.9.2021|

”Tässä on ainutlaatuinen tilaisuus lähteä kehittämään uutta järjestelmää. Markkinoilla ei ollut suoraan tarpeitamme täyttävää ratkaisua, mutta yksin meillä ei olisi ollut mahdollisuutta tällaiseen kehittämiseen.”

Kiinteistöalan uusi toiminnanohjausjärjestelmä Kenno syntyy allianssimallilla – ”Yhdessä tehdään ja hyvä tulee”

Kiinteistöalalle on jo pitkään kaivattu uusia toiminnanohjaukseen keskittyviä ratkaisuja. Pandia, Asuntosäätiö, Y-Säätiö ja TA-Yhtiöt ovat parhaillaan kehittämässä uutta Kenno-nimeä kantavaa alustaa, jonka tavoitteena on hoitaa toiminnanohjauksen keskeiset prosessit sujuvasti. Koska kehittäjinä on suuria asuntojen omistajatahoja, on kehityksen tukena laaja ammattitaito ja osaaminen.

Kennosta on tarkoitus tehdä ketterä ja mahdollisimman joustava järjestelmä, joka kehittyy käyttäjiensä tarpeiden mukana. Tärkeää on myös se, että järjestelmä on helposti integroitavissa muihin ulkoisiin järjestelmiin ja palveluihin.

Kennon kehityksessä on luotu toiminnanohjausjärjestelmä, joka mahdollistaa palveluiden kehittämisen joustavasti. Tämä vaatii modernia järjestelmää, toteaa Asuntosäätiön asiakkuusjohtaja Kimmo Rintala.

Useamman eri toimijan allianssimalli on ollut kokonaisuutena hyvin toimiva.

– Kehitystyötä tehdään yhdessä TA-Yhtiöiden, Y-Säätiön ja Asuntosäätiön kanssa. Pandia toimii kehittäjänä. Koimme, että tässä on ainutlaatuinen tilaisuus lähteä kehittämään uutta järjestelmää. Markkinoilla ei ollut suoraan meidän tarpeitamme täyttävää ratkaisua, mutta yksin meillä ei olisi ollut mahdollisuutta tällaiseen kehittämiseen. Meitä on ollut tässä melko tasavahvat kumppanit tekemässä, Rintala toteaa.

Toimivat ratkaisut koko alalle

Kolmen samanlaista liiketoimintaa harjoittavan tahon yhteistyöstä on ollut merkittävää etua järjestelmän ja sen erilaisten ominaisuuksien suunnittelussa.

Ehkä meistä kolmesta toimijasta löytyy sellainen vahvuus yhdessä, sillä onhan kyse suurista asuntojen omistajatahoista Suomessa. Meillä on laajaa asiantuntemusta eri taloista käytettävissä, joten saamme varmasti rakennettua hyvät ratkaisut koko alalle, sanoo Asuntosäätiön kehityspäällikkö Jari Torppa.

Allianssimalli vaatii luottamusta

Kehitystyö on tällä hetkellä siinä pisteessä, että huoltokirja-toiminnallisuudet on saatu valmiiksi ja niiden käyttöönotto on jo lähtökuopissaan. Seuraavaksi on tarkoitus kehittää asuttamisen, myynnin ja reskontran toiminnallisuuksia.

– Tällainen allianssimalli vaatii kaikilta osapuolilta luottamusta, koska työpajoissa ja kehittämisessä ylipäänsä joudumme jakamaan toistemme asioita ja etsimään niihin yhdessä parhaat ratkaisut. Yhdessä tehdään ja hyvä tulee, Torppa hymyilee.

Tämän asiakaskokemuksen on tuottanut puolueettomasti Trustmary Finland Oy. Lue lisää 

Kennon kesäkuulumiset – asuttamisen suunnittelu vauhdissa, ylläpito käyttöönotettavissa

Pekka Paaskunta|2021-09-13T09:13:26+03:0021.6.2021|

Alkuvuosi on kulunut Kennon parissa vauhdikkaasti. Kiinteistön ylläpidon työkalujen kokonaisuus on valmis käyttöönotettavaksi. Kennolla voi tallentaa vikailmoituksia ja huomioita, sekä näistä voi tehdä tilauksia eri tavoin. Kiinteistöihin liittyviä toisteisia tehtäviä saadaan hallittua ylläpito-ohjelman avulla. Tarkastusten dokumentointi liittyen huoneistoihin, kiinteistöjen yleisiin tiloihin, tilattuihin töihin tai ylläpitotehtävien kokonaisuuksiin on mahdollista. 

Kennon ytimen palveluliitokset ovat valmiina nitomaan kiinteistöhierarkian, kiinteistöjen omistajatahot, palvelutuottajat ja käyttäjät toisiinsa palveluverkoksi ylläpidon toimintojen taustalle. Tietosuoja ja -turva ovat huoltokirjan tarvitsemalla laajuudella tuotantokäytön tasolla. Tämä todistettiin tietoturva-auditoinnilla kesäkuun alkupuolella.

Asuttamisen putki hakemuksesta tarjouksen kautta sopimukseen on saatu suunniteltua ja suunnittelijat ovat siirtyneet nyt sopimusten hallinnan työkalujen pariin.

Asuttamisen putki hakemuksesta tarjouksen kautta sopimukseen on saatu suunniteltua. Tietoa suunnitelmien pohjaksi kerättiin alkuvuoden työpajojen lisäksi kymmenien tulevien loppukäyttäjien  haastatteluiden avulla. Rautalankasuunnitelmat hakemuksen muokkauksen/uudistamisen/poiston sekä vaadittavien liitteiden sähköisen lisäämisen hakijalle mahdollistavasta portaalista ovat myös valmiina. Edellä mainittu kokonaisuus onkin siirtynyt koodareiden työpöydälle ja toteutus etenee hyvien suunnitelmien pohjalta vauhdilla. 

Suunnittelijat ovat siirtyneet sopimusten hallinnan työkalujen pariin. Myös vuokra- ja asumisoikeusreskontran suunittelu  vilkkuu jo nurkan takana. Teknisemmän suunnittelun kautta on valmistumassa ajatus siitä, miten Kennoa voidaan käyttää internet-yhteyden pätkiessä kiinteistöjen ajoittain haastavassa ympäristössä. Tällä hetkellä suunnitelmat näyttävät siltä, että Kenno tulee pitämään käyttäjistään hyvää huolta siinäkin tilanteessa, jossa internet-yhteys ei ole stabiili.

Tällä hetkellä suunnitelmat näyttävät siltä, että Kenno tulee pitämään käyttäjistään hyvää huolta siinäkin tilanteessa, jossa internet-yhteys ei ole stabiili.

Yhtä kaikki, Kenno projekti etenee hyvällä meiningillä kohti kokonaisuuden valmistumista. Aikataulussa ollaan! Tavoitteena on edelleen toteuttaa ensimmäiset koko Kennon käyttöönotot kehityskumppaneiden kanssa syksyllä 2022. 

Jos haluat kesän jälkeen nähdä tulevaisuuden asuttamisen työkaluja Kennon demoympäristössä tapahtuvan esittelyn muodossa,  niin otathan yhteyttä lähettämällä meiliä Valtterille (valtteri.renvall@pandia.fi), tai jättämällä yhteystietosi tällä lomakkeella.

Aurinkoista ja rentouttavaa kesää kaikille Kenno-blogin lukijoille!

Go to Top