Pandia Investment mahdollistaa korjausrakentamisen suunnittelun pidemmällä aikajänteellä

TA-Yhtiöt käyttää laajasti Pandian erilaisia työkaluja. Korjausrakentamisen suunnittelussa toimii Pandia Investment, jonka avulla korjausten suunnittelu voidaan tehdä pidemmällä aikajänteellä kiinteistön elinkaaren mukaan. Yhteistyö Pandian kanssa on ollut joustavaa sekä helppoa.

TA-Yhtymä on valtakunnallinen yleishyödyllisten asuntojen omistaja ja rakennuttaja. Asunnot ovat pääasiassa vuokra- tai asumisoikeusasuntoja ja niitä on ympäri Suomen yhteensä noin 16 000.

Rakennutamme vuosittain noin 1000 asuntoa uudistuotantona”, kertoo TA-Yhtymän Business controller Ossi Syrjälä.

Tarpeet täyttävä työkalu kehitettiin yhdessä

TA-Yhtiöt ja Pandia ovat tehneet yhteistyötä pitkään. TA-Yhtiöt on ollut mukana kehittämässä muun muassa Pandia Investment-työkalua, joka on suunniteltu projektien hallintaan. Pandia Investmentin käyttöönotto toteutettiin pilotoinnin kautta. Sitä testasi ensin pienempi käyttäjäryhmä, ja onnistuneen pilotin jälkeen Pandia Investment päätettiin ottaa käyttöön koko yhtiössä.

Ratkaisuja kehitettiin yhdessä tilaajan kanssa toiveidemme mukaan. Sen pohjalta syntyi sitten käyttöönotettava työkalu. Pandian kehitystyö oli laadukasta”, Syrjälä muistelee.

”Meillä oli selkeät tarpeet ja asiat, mitkä halusimme ratkaista. Tarvitsimme sitä varten toimivan työkalun ja sellaisen me olemme myös saaneet”, hän summaa.

Suunnittelujänne pidentyy ja hallinta helpottuu

TA-Yhtiöt hyödyntää Pandia Investmentiä korjausrakentamisen suunnitteluun. Sen suurimmat hyödyt liittyvät juuri prosessin hallintaan.

Käytännössä työkalu mahdollistaa meille sen, että korjaushankkeiden suunnittelujänne pidentyy ja kiinteistön elinkaarihallinta parantuu. Voimme suunnitella korjauksia pidemmällä aikajänteellä kiinteistön elinkaaren mukaan. Suunnittelu, päätöksenteko ja koko prosessin hallinta on helpompaa”, Syrjälä avaa.

”Korkea automaatiotaso ja viranomaisraportoinnin automatisointi helpottaa myös rakentamisen tiedonantovelvollisuuteen kuuluvien urakkailmoitusten tekemistä”, Syrjälä lisää.

”Tilaajana on helppo olla”

Syrjälä kokee Pandian palvelun joustavaksi ja tilaajan tarpeet hyvin huomioivaksi. Reagointi ja on nopeaa, eivätkä asiat jää roikkumaan. Järjestelmiä ja työkaluja kehitetään jatkuvasti eteenpäin.

Pandia tuottaa meidän käyttötarkoituksiimme sopivia järjestelmiä, joiden jatkokehitys on nopeaa. Kokonaisuus on kattava ja soveltuu ympäristöömme hyvin. Tilaajana on helppo olla”, Syrjälä kuvailee.

”Pandia Investment on järjestelmä, joka toimii saumattomasti osana isompaa kokonaisuutta. Olemme saaneet sitä, mitä olemme tilanneetkin”, Syrjälä kiteyttää.

VTS-kodit, Sanna Mattila: ”Nyt voimme luottaa siihen, että data on oikeaa”

VTS-kodit on yleishyödyllinen vuokranantaja, joka omistaa yhteensä noin 9000 asuntoa yli 170 kiinteistössä Tampereella. VTS-kodeilla on käytössään Pandia Finance, Pandia Analysis ja Pandia Budgeting –ohjelmistotyökalut, joiden avulla ovat VTS-kotien datan sekä raportoinnin laadukkuus ja luotettavuus parantuneet merkittävästi.

Pandian ja VTS-kotien välinen yhteistyö alkoi Pandian lainanhallintaohjelman, eli Pandia Financen, käyttöönoton myötä. Sen jälkeen on yhteistyötä laajennettu myös budjetoinnin ja raportoinnin puolelle. Laajentumisen taustalla vaikuttavat Pandian toimialatuntemus sekä sovituista asioista kiinni pitäminen.

Pandialla on todella särmä ote tekemiseen. Olen tehnyt paljon tietohallinnon projekteja, ja aika usein aikataulut ja budjetit paukkuvat. Pandian kanssa asiat valmistuivat sovitusti”, kertoo VTS-kotien tietopalveluinsinööri Sanna Mattila.

Lisää dataa raportoinnin tueksi

Pandia Analysis –raportointijärjestelmän avulla halutaan tuottaa VTS-kodeille laadukkaita raportteja joustavasti. VTS-kotien toiminnanohjausjärjestelmänä toimii Tampuuri, joka on samalla myös Pandian päälähdetietojärjestelmä VTS-kodeille tehtävässä raportoinnissa.

Iso osa operatiivisesta datastamme on Tampuurissa. Meillä oli tarve saada Tampuurin tuottaman datan oheen muutakin dataa ilman, että meidän täytyy yhdistellä sitä käsin”, Mattila kertoo.

”Rakensimme Pandian kanssa rajapinnan heidän järjestelmänsä ja Tampuurin välille. Nyt haluttu data siirtyy joka yö Tampuurista Pandian järjestelmään. Rinnalle tuodaan samalla tavalla dataa myös muun muassa talouden järjestelmistä. Datan koonti yhteen paikkaan on toiminut todella hyvin ja olemme saaneet luotua kattavan datavaraston raportoinnin tueksi”, Mattila kuvailee.

”Meillä on tietyt raportit, joita käydään läpi viikoittaisessa johtoryhmän palaverissa. Hallitukselle rakennetaan oma pakettinsa ja toiminnanjohtajalle kootaan tietyt tunnusluvut. Tulevaisuudessa meidän on tarkoitus upottaa joitakin perusraportteja intranettiin kaikkien nähtäväksi”, Mattila summaa.

Syvää porautumista tietoon

Yhdeksi raportointijärjestelmän eduksi Mattila kokee sen, että se mahdollistaa syvemmän porautumisen tietoon. Hyvä esimerkki tästä on graafi, josta on nähtävillä käyttöasteen kehittyminen.

Jos jossakin kohtaa on tapahtunut notkahdus, niin herää meillä tietysti silloin kiinnostus, että miksi niin on käynyt. Luvut ja tieto, joista notkahdus syntyy, ovat nähtävillä. Voimme tarkastella niiden avulla syvemmin notkahduksen syytä. Erilaisia suodatus- ja näkökulmamahdollisuuksia on monipuolisesti”, Mattila kertoo.

Toinen raportointijärjestelmän hyvä ominaisuus, joka luo vankan pohjan raportoinnin kokonaisuudelle ja varmistaa datan laatua, on Mattilan mielestä virheraportointi. Jos Tampuurissa olevasta datasta löytyy määrittelyjen vastainen poikkeama tai puute, tekee Pandian järjestelmä tästä virheraportin. Raportin perusteella voidaan poikkeama tai puute käydä korjaamassa Tampuuriin. Tällöin raportointidatan lisäksi kasvaa myös operatiivisen datan laatu suoraan lähdejärjestelmässä.

Nyt voimme luottaa siihen, että data on oikeaa. Datan luotettavuus on kasvanut huimasti”, Mattila painottaa.

Budjetointityökalulla helpotusta massanhallintaan

Pandia Budgeting otettiin käyttöön budjetoinnin ja ennen kaikkea isojen massojen käsittelyn helpottamiseksi. VTS-kotien kiinteistöjen kulujen budjetointi on hajautettu niin, että budjetoinnista vastaa useampi taho. Jokaisella taholla on omat vastuutilinsä. Osa budjetin luvuista tulee Tampuurin sisältä ja osa syötetään käsin.

Haemme budjetointityökalulla helpotusta ennen kaikkea massahallintaan. Tavoittelemme kunkin oman vastuualueen budjetoinnin yksinkertaistamista”, Mattila sanoo.

”Isoin helpotus tästä on ehkä meidän talousosastollemme siinä vaiheessa, kun budjetteja aletaan laittaa oikeaan hahloon, tekemään vuokranmääritystä sekä vyörytyksiä. Jatkossa on tarkoitus toimia niin, että Tampuurin puolelta siirretään rajapinnan kautta Pandiaan Tampuurin tuottamat budjettiluvut ja loppu budjetointi tehdään Pandian puolella”, Mattila avaa.

”Projektit on viety läpi moitteettomasti”

Yhteistyö Pandian kanssa on sujunut Mattilan mukaan hyvin. Suurin Pandian palveluista saatu hyöty on hänen mielestään saatavilla olevan tiedon laadukkuus. Hyvänä kakkosena tulee resurssien kohdentaminen. Nyt VTS-kotien omat resurssit on saatu kohdennettua esimerkiksi analysointiin raporttien rakentamisen sijaan.

Projektit on viety läpi moitteettomasti. Jos Pandiaa pitäisi kuvailla kahdella sanalla, niin sanoisin, että ammattitaitoinen ja luotettava. Ammattitaidolla tarkoitan ICT-taitojen lisäksi asiakkaan toimialan tuntemista, mikä on todella tärkeä asia lopputuloksen laadukkuuden kannalta”, Mattila painottaa.

”Voin suositella Pandiaa lämpimästi”, Mattila lopettaa.

Reaaliaikaista ja luotettavaa dataa

Y-Säätiön ja Pandian yhteistyö alkoi noin kolme vuotta sitten. Vuosien varrella yhteistyö on laajentunut lainojen hallinnasta myös budjetointiin ja raportointiin. Tällä hetkellä Y-Säätiöllä on käytössään Pandia Finance sekä Pandia Budgeting -ohjelmistotyökalut.

Y-Säätiö tarjoaa vuokra-asuntoja sellaisille ihmisille, joiden on vaikea löytää asuntoja. Yleishyödyllinen konserni tarjoaa vuokra-asuntoja kaikkineen 53 kaupungissa ja kunnassa. Yhteensä konsernilla on yli 16 700 vuokra-asuntoa. Uusia vuokra-asuntoja hankitaan joko ostamalla yksittäisiä asuntoja tai rakennuttamalla kokonaisia vuokrataloja.

Meidät on perustettu vuonna 1985 vähentämään ja poistamaan asunnottomuutta”, kertoo Y-Säätiö-konsernin talousjohtaja Kari Komu.

Mappeja ei tarvitse enää kaivella

Pandian ja Y-Säätiön välinen yhteistyö alkoi Y-Säätiön uusiessa kiinteistötietojärjestelmäänsä. Samassa yhteydessä luovuttiin aiemmasta lainojen ja vakuuksien hallintajärjestelmästä, jonka tilalle otettiin Pandian Finance-järjestelmä.

Meillä on tällä hetkellä noin 500 lainaa. Valtaosa lainoistamme on Arava- tai korkotukilainoja. Finance oli meille hyvä siksi, että näiden lainojen lyhennysmallit olivat järjestelmässä valmiiksi sisäänrakennettuna”, Komu avaa.

”Kaikki lainoihin liittyvä tieto löytyy yhdestä paikasta sähköisessä muodossa. Se helpottaa lainojen hallintaa. Mappeja ei tarvitse kaivella. Voimme myös mallintaa esimerkiksi tulevien vuosien rahavirtoja”, Komu lisää.

”Olemme kokeneet heidän tuotteensa ja palvelunsa hyväksi”

Financen käyttöönotto sujui Komun mukaan hyvin. Hänen mielestään Y-Säätiö pääsi käyttöönoton suhteen helpolla Pandian tehdessä suurimman osan työstä. Pandian konsulteilta löytyi syvällistä ymmärrystä alasta, ja sovitussa aikataulussa pysyttiin.

Rahoitustuote oli se ensimmäinen kokonaisuus, millä lähdimme liikkeelle. Sen jälkeen on yhteistyötä Pandian kanssa laajennettu, koska olemme kokeneet heidän palvelunsa ja tuotteensa hyväksi”, Komu kiteyttää.

Budgeting-ohjelmistotyökalu otettiin käyttöön Financen jälkeen. Käyttöönotto oli helppo, koska kaikkien kiinteistöjen tiedot olivat jo valmiiksi järjestelmässä.

”Teemme kiinteistöjen budjetit tällä järjestelmällä. Sen avulla myös konsernivyörytykset on helppo tehdä. Käyttö on jouhevaa, sillä budjetointeihin ajetaan toteumat suoraan kirjanpidosta. Lisäksi käytämme apuna rullaavaa budjetointia”, Komu kertoo.

Analyysikeskus mahdollistaa kiinteistöjen keskinäisen vertailun

Y-Säätiön kiinteistöjohtaja Juha Niskanen käyttää budjetointijärjestelmää työssään päivittäin. Hänen mielestään järjestelmä on hyvin helppokäyttöinen sekä selkeä. Erityistä kiitosta saa raportointiin liittyvä analyysikeskus. Erilaiset tarkastelu- ja tarkastusmahdollisuudet helpottavat kokonaisuuden hahmottamista. Analyysikeskuksessa pääsee helposti käsiksi kiinteistöjen tietoihin.

Näin ison konsernin näkökulmasta on mahdollista tarkastella koko kiinteistösalkkua tai yksittäistä kohdetta. Kulueriä voi tarkastella aina yksittäisen laskun tasolle saakka. Järjestelmä myös varoittaa, jos jokin kulu alkaa näyttää arvioitua suuremmalta tai pienemmältä”, Niskanen kuvailee.

”Analyysikeskus reittaa kiinteistöt niin sanottuihin hyviin ja huonoihin. Pystymme havaitsemaan poikkeamat helposti ja niihin on helppo puuttua. Kiinteistöjen keskinäinen vertailu onnistuu ja näemme, mikä on hyvää ja mikä huonoa tietyssä kiinteistössä”, Komu kertoo.

”Yksittäisen isännöitsijän näkökulmasta analyysikeskus on erittäin kätevä. Isännöitsijä pystyy katsomaan isännöimiään kohteita ja voi tietojen perusteella miettiä, millaisilla toimenpiteillä kustannuksiin voitaisiin vaikuttaa, Niskanen lisää”.

Reaaliaikaista ja luotettavaa dataa

Budjetointiin liittyvässä raportoinnissa Y-Säätiölle on tärkeintä datan luotettavuus, reaaliaikaisuus sekä selkeys. Sekä Niskanen että Komu ovat olleet tyytyväisiä järjestelmästä saataviin raportteihin ja dataan. Tällä hetkellä raportointia ollaan laajentamassa myös BI-raportoinnin puolelle.

Pandian kanssa järjestelmien käyttöönotossa on aina painotettu ja panostettu datan laatuun”, Komu sanoo.

”Saatavat raportit ja data ovat erittäin luotettavia. Suurin osa tiedoista tulee jostain muusta järjestelmästä, kirjanpidosta tai kiinteistöjärjestelmästä. Jos jossakin on jokin virhe ollut, niin se virhe on kantautunut alkuperäisestä järjestelmästä, eikä Pandian järjestelmästä”, Niskanen summaa.

”Pandia on ollut meille hyvä ja asiantunteva kumppani”

Yhteistyö Pandian kanssa on helpottanut huomattavasti muun muassa rahoituksen suunnittelua, kun tarvittavat raportit saadaan yhdestä ohjelmasta. Excelin käyttö on vähentynyt huomattavasti. Koko konserni on ollut tyytyväinen Pandian toimintatapaan sekä siihen, kuinka Pandia asiakastaan kuuntelee.

Yhteistyö on sujunut hyvin. Pandian reagointiaika meidän toiveisiimme ja kehitystarpeisiimme on ollut hyvä”, Niskanen sanoo.

”Pandia on ollut meille hyvä ja asiantunteva kumppani. He arvostavat asiakasta ja toimivat sen mukaan, mikä on asiakkaalle parasta. Yhteistyömme on ollut kitkatonta. Voin suositella Pandiaa ja heidän järjestelmiään muillekin kiinteistöalalla oleville yrityksille”, Komu kiittelee.