Varautumiseen kerätyt varat tulevat vuokratuottojen kautta. Aikaisempina vuosina kerättyjä varoja voidaan käyttää vuoden aikana tehtäviin korjauksiin. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että osa korjauskulujen kirjauksista allokoidaan maksetuksi kerätystä varautumisesta ja ne näytetään jälkilaskelmassa varautumisten alla, jolloin ne pienentävät kerättyä varautumista.

Korjaukset voivat olla kuluksi kirjattuja korjauksia tai aktivoituja korjauksia. Haasteena tässä on, että jälkilaskelmamallissa on kuusi erillistä riviä kuluksi kirjatuille ja aktivoiduille korjauksille riippuen siitä, mitä kautta korjaukset rahoitetaan:

• Hoitovuokralla kerätyt korjaukset eritellään hoitokulujen alle
• Varautumisella katetut korjaukset eritellään varautumisen alle
• Lainarahalla katetut korjauskulut eritellään yhteisötason laskelmaan investointien alle

Automatisoinnin kannalta on haastavaa, että kulukirjausta tehdessään kirjanpitäjä ei välttämättä tiedä mistä laarista kyseinen kulu rahoitetaan, jolloin sen kirjaus oikealle tilille voi olla haastavaa.

Jotta vältytään turhalta manuaaliselta työltä jälkilaskelmaa muodostettaessa, kannattaa korjauskulujen kirjanpidon kirjauksiin muodostaa yhtenäinen käytäntö organisaation sisällä. Esimerkiksi organisaatio voi päättää, että kaikki PTS-tilien aktivoitavat kustannukset menevät aina varautumisen alle, jolloin näiden tietojen automatisointi on helppoa ja varautumiseen käytettyjen summien laskenta osakirjanpito-järjestelmässä voidaan toteuttaa helposti.

Jotta tietojen keräys olisi helppoa, kannattaa kirjanpito toteuttaa niin, että tilien nettosummaa voidaan hyödyntää vientien kohdistamiseen. Esimerkiksi perusparannukset voidaan kirjata tuloslaskelman kautta käyttämällä kolmea eri tiliä riippuen mistä vuokrasta korjaus on maksettu.

Alla esimerkki tällaisesta toimintamallista:

Tilit:

• 6800 julkisivut, rahoitettu vuokratuotoilla
• 68001 julkisivut, rahoitettu varautumisesta, taseeseen aktivoitava
• 68002 julkisivut, rahoitettu lainarahalla, taseeseen aktivoitava
• 6899 aktivoinnit

Esimerkki: Julkisivuremontin aikana esimerkiksi 100k€ kulut kirjataan tilille 6800 D. Tilinpäätöksen yhteydessä tarkistetaan, että 100k€ remontista 30k€ on maksettu edellisinä kausina kerätystä varautumisesta ja 50k€ on rahoitettu perusparannuslainalla. Tällöin tehdään kirjaukset 30k€ 6800 K → 68001 D ja 50k€ 6800 K → 68002 D. Taseeseen aktivointi tehdään netottamatta tilejä 68001 ja 68002, jolloin kirjataan 80k€ 6899 K taseen rakennuksiin tai keskeneräisiin. Jälkilaskelmaa ajatellen voidaan tällöin unohtaa kokonaan tilin 6899 kirjaukset ja näytetään 6800 nettosumma hoitokulujen korjauksissa, 68001 nettosumma varautumisilla katetuissa korjauksissa ja 68002 yhteisötason investoinneissa.

Oppaan tiedot on kerätty muun muassa ARA:n verkkosivuilta ja yksityiskohtia on lisäksi tarkennettu suoraan ARA:n edustajien kanssa.

Jos haluat koko oppaan käyttöösi whitepaper-muodossa (pdf), niin pyydäthän sitä meiltä sähköpostitse (contact (at) pandia.fi) tai soita meille (010 504 1400), niin lähetämme sen sinulle.

Autamme mielellämme muutenkin raportoinnin toteuttamisessa. Pandian ohjelmistojen ja asiantuntijoiden avulla raportointi voidaan helposti jopa automatisoida kokonaan!